Veiledning for valgkomiteer i Tekna

Vedtatt på hovedstyremøte 29. september 2020

Valgkomitéarbeid har stor betydning

Tekna er en demokratisk oppbygd organisasjon med tillitsvalgte styremedlemmer på alle nivåer. Arbeidet i Teknas ulike valgkomiteer er viktig for å finne dyktige og representative kandidater til ulike styrer og utvalg for å sikre medlemmene god representasjon i organisasjonen.

Teknas lover og andre styringsdokumenter forteller hvilke oppgaver foreningen skal løse.

Hvis valgkomiteene finner kompetente kandidater som samarbeider godt, kan Tekna levere et tilbud til medlemmene som de er forespeilet gjennom medlemskapet sitt.

Denne veiledningen anbefales brukt av valgkomiteer til styrer og utvalg i Teknas organisasjon.

Om valgkomiteer i Tekna

Valgkomiteen velges normalt på årsmøtet og har sin funksjonstid frem til neste årsmøte. Valgkomiteen konstituerer seg selv og skal ha en leder (i noen tilfeller valgt av årsmøtet). Hvem som er leder meddeles Teknas generalsekretariat.

Valgkomiteen har som oppgave å finne kandidater til styrer og utvalg. Merk at valgkomiteen normalt ikke skal innstille på medlemmer fra valgkomiteen til styret.

Noen steder fremmer valgkomiteen også kandidater til ny valgkomité, men det gjelder ikke over alt. Avklar med det sittende styret hva som er gjeldende praksis.

Noen valgkomiteer har også som oppgave å innhente forslag til representanter til R-møtet annen hvert år. I tillegg kan vedtektene angi at det skal finnes kandidater til andre råd og undergrupper samt revisorvervet.

Tekna har utarbeidet kurs og andre ressurser til hjelp i valgkomitéarbeidet, blant annet på tekna.no. Styresekretær eller andre kontaktpersoner i generalsekretariatet kan orientere om dette.

Start tidlig – planlegg arbeidet

Sjansen for å finne gode kandidater er større hvis valgkomiteen starter i god tid. Punktene nedenfor handler om den første delen av valgkomiteens arbeid.

Valgkomiteen bør starte med å gjøre seg kjent med de formelle rammene som gjelder for styret/utvalget og få en oversikt. Typisk vil de i den første fasen:

• sette seg inn i regler for valg og sammensetning av styret
• orientere seg om frister for utsending av sakspapirer til årsmøtet
• få oversikt over relevante strategier og planer
• skaffe seg informasjon om hvem som er på valg
• lage en plan for arbeidet fram mot årsmøtet der innstillingen deres skal leveres

Kartlegging av det sittende styret

Samtaler med hver enkelt i styret gir valgkomiteen mye nyttig informasjon. En praktisk side av saken er å få en oversikt over hvem som ønsker gjenvalg og hvem som ønsker å gå ut av styret. Men disse samtalene er også viktige for å få informasjon om hvordan styret fungerer, hvor mye tid som går med til styrearbeid, hvilken kompetanse som finnes, hvilken kompetanse som mangler og hvordan enkeltmedlemmer fungerer i styret.

Dersom det aktuelle styret har styresekretær fra Tekna GS og som er til stede ved styremøtene, er det i tillegg naturlig at valgkomiteen gjennomfører samtaler med denne personen.

Nye kandidater

Valgkomiteens neste oppgave er å finne mulige kandidater til de styrevervene som skal fylles. Både grupper, enkeltmedlemmer og tillitsvalgte i ulike verv kan oppfordres til å komme med forslag. Hvis de i god tid får vite hvilke posisjoner/kandidater som er på valg, kan de tenke gjennom egne kontakter og gi valgkomiteen verdifulle tips. Valgkomiteen kan også selv søke etter kandidater; de kan bruke nettverket sitt eller f.eks. delta på arrangementer der det er sannsynlig å finne noen med interesse for det aktuelle styret/utvalgets arbeidsområde.

Når alle forslag til kandidater har kommet inn, skal det være en samtale med aktuelle kandidater for å få ytterligere informasjon om kompetanse og om motivasjonen for å ta på seg verv. Under samtalen med de ulike kandidatene vil disse ofte etterspørre hva vervet går ut på. Det er derfor viktig at valgkomiteens medlemmer kan orientere om sakene og arbeidsformen til det nåværende styret, viktige saker for styret i fremtiden samt vedtektene og andre føringer som regulerer det aktuelle styrevervet.

Mange tillitsvalgte i Tekna har flere roller og verv, så vær obs på mulig rolle-/interessekonflikter som kan oppstå.

Valgkomiteen bør orientere om at nye tillitsvalgte tilbys og sterkt oppfordres til å delta på Teknas kurs for tillitsvalgte. Tilbudet varierer med type verv, men inkluderer alltid et introduksjonskurs. Det er en fordel at valgkomiteen sikrer seg oppdatert informasjon om hva som er aktuelt for vervene de rekrutterer til.

Styrets sammensetning

Valgkomiteen skal ikke bare finne enkeltkandidater, de skal også sette sammen et styre som er representativt. Det er et mål å få bredde og balanse. Særlig i et lite styre er det umulig å dekke alt, men styret skal ikke være for ensidig når det gjelder f.eks. erfaring, alder, kjønn, kompetanse, geografisk tilknytning eller bransje/sektor.

I tillegg skal styret settes sammen sånn de skal kunne arbeide sammen som team, utfylle hverandre og bidra til et aktivt Tekna til det beste for medlemmene. Kartleggingen av det sittende styret og samtalene med nye kandidater om kompetanse og motivasjon danner grunnlag for dette.

Valgkomiteen kan også gjøre vurderinger knyttet til kontinuitet. Kontinuitet gjør det enklere for det nye styret å komme raskt i gang med arbeidet sitt etter årsmøtet, siden helt nye medlemmer ofte trenger noe tid til å bli kjent med oppgaver og arbeidsform. Det er allikevel ingen som har krav på å beholde sitt verv, utskifting kan være bra.

Fra innstilling til gjennomført valg

Når valgkomiteen har kommet frem til en innstilling til nytt styre, skal alle innstilte kandidater spørres om de fortsatt er interessert i vervet. Om noen skulle ha ombestemt seg, må innstillingen endres for å fylle opp plassen. Deretter går man videre til å informere de som stilte seg til disposisjon, men ikke ble innstilt. Hvis noen i det sittende styret ikke skal innstilles til nytt styre, men selv ønsket gjenvalg, er det spesielt viktig at vedkommende varsles om det før innstillingen offentliggjøres.

Innstillingen skal være klar til å overleveres innen angitt frist, oftest slik at den kan sendes ut sammen med de øvrige saksdokumentene til årsmøtet. På årsmøtet skal valgkomiteen presentere sin innstilling og begrunne sine valg av kandidater til styret. Kandidatene presenterer seg selv. Valgkomiteen må også være forberedt på å håndtere eventuelle benkeforslag og gjøre en rask vurdering opp mot sin egen innstilling.

Tidsbruk

Tillitsvalgtsarbeid i virksomhetene er regulert i avtaler. For øvrig har Tekna som utgangspunkt at tillitsverv i Tekna er frivillig arbeid. Valgkomiteen bør forsikre seg om at aktuelle kandidater er innforstått med det vervet krever av tid. Dette er særlig viktig for sentrale tillitsvalgte i Hovedstyret, Fagutvalget, Lønns- og interesseutvalget og Teknas sektorstyrer som har møter på dagtid.

Forventet tidsbruk for sentrale tillitsvalgte skal tas opp og avklares med mulige kandidater på forhånd. Hvis noen kandidater har arbeidsgivere som krever at tid brukt på styrearbeid må frikjøpes, skal dette avklares med generalsekretær i forkant av innstillingen. Generalsekretæren forhandler om eventuelt frikjøp.