Medarbeidersamtalen – med Kristine Storaas fra Sopra Steria

[00:00 - 00:01] Du hører på en podkast fra Tekna.

Vibeke
[00:05 - 00:43] Hva tenker du når jeg sier medarbeidersamtale? Er det noe du ser frem til med spenning og glede? Eller gruer du deg litt? Eller gjesper du litt og synes det er et kjedelig pliktløp? Velkommen til Organisert, en podkast om jobb, juss og karriere. Jeg heter Vibeke Vesterhagen, og i denne episoden skal jeg snakke med Kristine Storaas, direktør for kompetanse og lederutvikling i Sopra Steria, en virksomhet som stadig topper listene over bra steder å jobbe. Kanskje hun har noen tips til hvordan du som ansatt kan forberede deg og virkelig bruke mulighetene denne årlige praten gir. Hei, Kristine. Hallo.
[00:43 - 01:06] Velkommen til oss i Tekna Studio her i Oslo sentrum. Av dem som hører på nå, så er det helt sikkert en del som har blitt invitert til medarbeidersamtale om ikke så lenge, og noen har kanskje ikke hatt det før. Kanskje de er ganske nyansatte. Hvordan vil du forklare hva en medarbeidersamtale, eller utviklingsamtale som det også kalles, er for noe? Hva er hensikten og hvilke behov dekker det?

Kristine
[01:07 - 01:30] Det er en veldig fin arena til å få en god prat med leder om alt som egentlig angår arbeidsforholdet og det som er viktig for deg å fokusere på i tiden som kommer. Det å få avklart forventninger, sette mål... Rett og slett også bygge en god relasjon med leder. Absolutt noe man ikke skal grue seg til.

Vibeke
[01:30 - 01:34] Det er jo en ganske formell arena, er det ikke det, eller?

Kristine
[01:35 - 01:54] Jo, vi har en strukturert samtale i året som er formell, som alle skal gjøre, og som er en forventning at gjøres. Også er det masse uformelle samtaler som er kanskje det aller viktigste å ta gjennom året, og følge opp de mål og utviklingsområdene man har snakket om i utviklingsamtalen.

Vibeke
[01:55 - 02:05] Jeg har lest litt om det, og da står det at lederen skal prøve å være litt sånn uformelt. Uformelt, personlig og sånn. Så man prøver å gjøre det litt sånn uformelt, selv om det er formelt, eller?

Kristine
[02:05 - 02:29] Ja, vi tenker ikke på det som en formell, men en strukturert samtale. Det er mer det at det er noe som vi ønsker at alle skal gjøre. Og absolutt ikke meningen at det skal være formelt eller stivt, men at vi også har forhåndsdefinerte spørsmål, for eksempel, som kanskje gjør at det kan oppleves litt mindre uformelt.

Vibeke
[02:29 - 03:06] Det store prosjektet er jo da et konsulentselskap som jobber med digitalisering, innovasjon og bærekraft. Og hvis man følger med på rangeringen av Norges beste arbeidsplasser, spesielt den kåringen som heter Great Place to Work, så har dere hatt pallplassering der i mange år. Og dere gjør antageligvis veldig mye, en miks av ting, for å få dette til. Men jeg er litt spent på videre, hva er dine tanker om utviklingsamtalen og medarbeidersamtalen? På hvilken måte er dette en del av HR-arbeidet hos dere, og hvordan bruker dere samtalen? Nå sa du litt om at det er systematisk, ikke sant? Men hva er det som gjør at det da ikke bare blir et pliktløp?

Kristine
[03:06 - 03:45] Ja, nei, det er jo akkurat dette her med å bruke den arenaen da. Så det er jo litt den anledningen som alle medarbeidere har til å få ta opp ting, til å få gitt tilbakemelding, til å få tilbakemelding. Det vet jo vi mange ønsker mer av i hverdagen, og det er jo selvfølgelig aller viktigst i hverdagen. Men her har du i alle fall en arena som vi har lagt opp til den type samtaler, og også det å få hjelp til det med å prioritere i en hverdag med mange krav og forventninger fra alle hold, sånn at det å få litt klarhet i hva som forventes, og hva som er de viktige fokusområdene,
[03:45 - 03:52] det er en gylden anledning til å få ta det sammen med leder i utviklingsamtalen, som vi kaller det for.

Vibeke
[03:52 - 03:58] Men er det da vanlig hos dere at man ikke har daglig kontakt med leder? Veldig, altså.

Kristine
[03:58 - 04:23] Nå jobber jo de aller fleste hos kunde, og remote på den måten, men vi er veldig opptatt av den tette og gode dialogen med ledere likevel, men det vil jo også da kreve mer initiativ, og at man finner lure måter å gjøre det på, og ta den dialogen. Så det er jo den jevne oppfølgingen gjennom året og praten som er det viktigste, men så synes vi det likevel er verdifullt at vi har den faste, da. Strukturerte.

Vibeke
[04:23 - 04:30] Men hva er det man snakker om? Altså, du sier litt sånn generelt, da, men hva er det sånn vanligste? Hva er spørsmålene? Har du noen eksempler?

Kristine
[04:31 - 05:05] Ja, altså det vanligste, nå snakker jeg spesielt for oss i Sopra Steria, da, så har vi fokus veldig i starten på det med trivsel, og snakker rundt det. Hva som gjør at du ønsker å gå på jobb, og at du trives. Hvordan du trives med av oppgavene dine, hvordan du trives i teamene du jobber med, om det er i en avdeling eller hos kunde. Hvordan du trives med oppfølging fra leder, altså om du er fornøyd med det. Så det går mye på hva, hvordan du har det, en oppsummering rett og slett.
[05:08 - 05:38] Også det med, om det er spesielle hensyn man skal ta, en anledning å snakke rundt det. Ellers så tar vi også en tilbakemelding, så jeg er litt tilbake igjen på året som har gått, og går gjennom tilbakemeldinger. Vi har i forkant av utviklingsamtalen, også en strukturert prosess for innhenting og feedback og tilbakemelding, fra kollegaer og kunder. Og ledere tenker også gjennom sine tilbakemeldinger, opp mot et karriererammeverk som vi har.

Vibeke
[05:38 - 05:41] Så det er en målgjennomgang liksom?

Kristine
[05:42 - 06:04] Ja, det blir en gjennomgang av både hvordan du har det, hvordan det gikk i fjor, og en litt overordnet gjennomgang opp mot karriererammeverket vårt. Og så ser vi fremover. Så det er jo hoveddelen av utviklingsamtalen, å tenke frem på mål, aktiviteter på både lang og kort sikt. Så det snakker vi om i samtalen.

Vibeke
[06:05 - 06:20] Når vi snakket sammen før denne samtalen, så snakket du om at lederne deres har som oppgave å få de ansatte til å skinne. Ja. Det var så fint sagt da. Hvordan bruker man medarbeidersamtalen til det? Ja, samtidig i forhold til det,

Kristine
[06:20 - 07:00] altså hele hensikten og målet med utviklingsamtalen, og hele den utviklingsprosessen vår, er jo nettopp det å gi motivasjon. At det skal være motiverende, at det skal skape både engasjement, og at du kjenner at du får tatt ut ditt potensial da. Og da er det egentlig det som er hele poenget med å snakke sammen om utviklingen til den enkelte. Det er jo nettopp det. Hva skal til da for at du vokser? Hvilke utviklingstiltak? Hvor rundt skal du gå? Hvilke type prosjekter? Og hva skal vi prioritere da? Så det å ledes rolle til stor grad er å legge til rette da, for at folk får ta ut potensialet sitt.

Vibeke
[07:01 - 07:05] Det høres ut som at man, det stiller jo krav til ganske mye sånn selvinnsikt.

Kristine
[07:05 - 07:08] Ja, ja det kan du si. Eller selvrefleksjon liksom.

Vibeke
[07:10 - 07:21] Men hvordan bør jeg som ansatt forberede meg for samtalen da? Hvordan gjør dere det? Jeg skjønte at da dere henter inn feedback, får også den ansatte noen oppgaver før samtalen?

Kristine
[07:21 - 07:57] Ja, det er jo dette her med å få våre ansatte som jobber ute da, så er det jo viktig å få den tilbakemeldingen fra de teamene og hos de kundene man er. Også den løpende kollega-tilbakemeldingen underveis, og oppfordre til det å jobbe for den feedback-kulturen hele veien da. Så det er jo det viktigste. Men her også gjør vi den innhentingen, så vi er sikre på at alle har fått nok, og at det er noe å jobbe videre med, som ikke bare er egen refleksjon, men litt over hvordan andre har opplevd deg da, opp mot de forventningene som ligger hos oss da.

Vibeke
[07:57 - 08:07] For litt av poenget her er vel kanskje også å se hvordan passer den ansattes rolle inn i det strategiske arbeidet til bedriften da, til virksomheten? Ja, absolutt.

Kristine
[08:07 - 08:47] Hvordan bidrar jeg liksom til måloppnåelsen til hele organisasjonen da? Ja, absolutt. Og det tenker jeg også er en fin, en fin mulighet i utviklingsamtalen da, å få liksom se at vi har den samme oppfattelsen av hva som er de viktigste tingene å fokusere på i vår avdeling, men også da opp mot hva som er viktig for selskapet. For vi har så høyt sånn tillit, og tillitbasert på det ledelse, og mye av det vi også måles på i Great Place to Work, den tilliten mellom kollegaer og leder og medarbeidere. Og det gjør jo at folk står jo i, jobber selvstendig, og står i mange ting selv, og må ta beslutninger, og det å vite da,
[08:47 - 08:50] hvor, ja, hvordan skal jeg prioritere, og hva er det som er viktig for oss?

Vibeke
[08:51 - 09:14] Noen kan jo kanskje da grue seg litt, eller synes det er litt sånn spennende dette her. Jeg vil jo tro at i hvert fall de yngste hos dere, det er mulig at man har veldig skjøltelig litt når man jobber i Sopra og Stere, men jeg tenker at, at for en vanlig dødelig som meg, så tenker jeg at det er jo litt spennende. Man føler jo at man liksom skal jo bli vurdert på noe vis da. Er det noen vanskelige spørsmål som kan komme opp? Er det noen grunn til å grue seg liksom? Er det noen sånne ting som man liksom ...

Kristine
[09:14 - 09:29] Ja, nei, altså jeg tenker jo ikke det da, men altså det er jo selvfølgelig individuelt hvordan man kjenner på det, og det er kanskje ikke så vanlig i det daglige å snakke så mye om sin egen utvikling da. Ja, for da kan det jo selvfølgelig litt sånn kleint

Vibeke
[09:29 - 09:31] å prate sånn gjennom seg selv liksom.

Kristine
[09:31 - 10:05] Og at det er en god, selvfølgelig lettere jo, høyere enn den tilliten allerede er, og relasjonen med lederen allerede er, i forhold til at, det er jo å snakke fritt, så det må man jo kjenne litt på det da, hvor man er hvis man er helt ny inn, og ja, det er jo kanskje verdt å bygge litt på den relasjonen, og skape den tilliten, og at leder også da tar en rolle i å kunne by på seg selv litt, og det er jo ingen som er perfekt, alle har behov for å utvikle seg hele veien, og det å som leder også da, legge til rette for at det blir trygt.

Vibeke
[10:06 - 10:11] Det er kanskje ikke gjort i en feil liksom, det er vel litt sånn langsiktig?

Kristine
[10:11 - 10:32] Ja, i forhold til lederholdet, så ja, vi har jo, vi jobber med det, og har det som litt sånn grunn, grunn i kulturen vår også da, den viktigheten av de gode relasjonene, det er det, den styrken på de relasjonene vi også måles på da, sånn sett i Great Place to Work.

Vibeke
[10:34 - 10:46] Så lederen også forbereder seg da med å gå gjennom all den feedbacken og sånt som har kommet da, i forkant av samtalen. Ja. Er det noen temaer som bare ikke hører hjemme, når du sitter i en utviklingsamtale?

Kristine
[10:47 - 11:24] Nei, jeg vil jo si at i den samtalen, så har du mulighet til å ta opp stort og smått, og det er jo, er meningen da, at ikke det skal være noe du ikke skal kunne snakke om der, så i utgangspunktet ikke, men det er jo mange ting vi har på agendaen der da, hos oss som den er såpass strukturert, og med de forhåndsdefinerte spørsmålene, og allerede ganske mye som gjøres der, så den blir jo litt styrt av det som vi har lagt opp til da. Ja, den egen som begynner å prate om lønn for eksempel, eller noe sånt. Det kan godt være det kommer opp, og i utgangspunktet så er det jo utvikling,
[11:24 - 11:49] vi har fokus på hva du skal gjøre og måle aktivitetene, men så vi anbefaler egentlig helst å ta initiativ til en egen lønnsamtale, når det nærmer seg litt mer da, lønnsoppgjøret. Mhm. Nå kjører vi i hvert fall utviklingsamtale i starten av året, også rundt mai så kan det være veldig fint, også ta en egen samtale på det da. Ja, en egen samtale. Ja, at det kanskje er det vi har lagt opp til da. Mhm.

Vibeke
[11:50 - 12:01] Men er det noen som kommer og tenker at man liksom skal pitch liksom et karriereløp, når man sitter i en samtale, eller en som har veldig store viger som dere kanskje ikke kan møte, eller?

Kristine
[12:02 - 12:39] Ja, altså vi har jo, vi har jo lagt opp til at en av delene i samtalen er å snakke om karriereutvikling, og hvor du ser deg selv om et par år da. Litt lengre frem i tid og sette litt mer langsiktige mål. Og da er det litt variert hvor vanskelig folk synes det kan være da. Så det er jo også noe som jeg også skjønner at det ikke alltid er like lett å se for seg det da. Mens andre har kanskje veldig tydelig for seg hva de vil, og da legger vi absolutt opp til det. Og så er det det å også snakke om hva er det da som skal til, for at du kommer deg dit da.
[12:40 - 13:04] Og da er det jo ledere som også må være påkledd i forhold til forventninger på nivåene over. Og vi har jo et ganske sånn strukturert karrieremøverk hvor det er tydelig beskrevet, og det er jo en god hjelp som da ledere må ha satt seg godt inn i, og medarbeidere også oppfordrer vi veldig sterkt til. Så vi jobber med at alle skal være godt kjent med det, karrieremøverket. Mhm. Og da ligger det mye føringer der da, så i forhold til hva som skal til.

Vibeke
[13:05 - 13:10] Det er sikkert noen av fordelene med å jobbe i så stort selskap, at du har liksom... Mye gode strukturer.

Kristine
[13:11 - 13:16] Ja, mye gode strukturer og muligheter, ikke minst. Absolutt. Så, ja.

Vibeke
[13:18 - 13:34] Noen av dem som hører på har jo kanskje ikke noe ordning da, for medarbeidersamtale. Og så dere har jo det meste på stell, det høres det ut som, ikke sant? Fordi dere er store og kanskje må ha systemene, hvis man jobber på en mindre arbeidsplass hvor det ikke er vanlig. Har du noen forslag til hvordan man kan gå fram liksom, for å spørre om man kan få det, eller?

Kristine
[13:34 - 14:14] Ja. Altså, hvordan spørre? Jeg vil i hvert fall sette initiativ selv. Altså, det er sånn som vi også gjør i utviklingsamtalen vår. Vi har jo systemstøtte til det nå, og det er et nytt system, som fungerer på den måten at alle kan starte selv. Vi legger opp at det er leder som starter, men hvis du føler behov så må du kunne starte det selv, og det tenker jeg er prinsippet. Det er veldig viktig at det ikke skal være noe i veien for at du som medarbeider tar initiativ til en samtale selv, om du vil kalle det for medarbeidersamtale, eller om du bare vil ha en samtale, en touchdown, hvor du spør om nettopp det som er viktig for deg
[14:14 - 14:39] i forhold til hva som forventes av deg da. Og hvis man også kan tørre å spørre hva som skal til da, hvis det er noe du ønsker å oppnå. Og da, leder kan ikke gjette da, hva du vil. Ikke tankeleser. Det vil hjelpe mye hvis du kan klare veldig tidlig på hvor du vil, og at man kan sammen jobbe om å tenke hva er da utviklingstiltak, eller hvilken støtte trenger du fra meg.

Vibeke
[14:40 - 14:53] Men jeg blir jo veldig nysgjerrig på hva annet er det Sopra Stere driver med som gjør at de ansatte sier at de er så fornøyd? Ja, hva er det slags pakke her som gjør at ...

Kristine
[14:53 - 15:12] Ja, jeg tror jo altså først og fremst, så har jeg snakket mye om det med den tillitbiten da, men at det oppleves trygt å snakke og ha dialog på tvers. Psykologisk trygghet.

Vibeke
[15:12 - 15:14] Den psykologiske tryggheten på ulike nivåer,

Kristine
[15:14 - 15:52] i tillegg til at vi har en veldig sterk delingskultur da, som vi kaller for power sharing. Og det ser vi at i alt som innsiktarbeid i arbeid vi gjør, det som kjennetegner kulturen vår mest, det er den power sharing. Det at man er så villig til å dele av sin kompetanse og hele veien. Kollegaer støtte. Ja, kollegaer. Både coaching og støtte, og deling av kompetanse. Og hjelp og støtte, hvis noen trenger det. Og at vi har på en måte mange gode arenaer for å dele. Det legger vi veldig stor vekt på da. At felles arenaer for alle, for mindre grupper,
[15:52 - 15:56] for kurs og programmer og møteplasser. Og eventer.

Vibeke
[15:56 - 16:00] Men er dette da digitalt, er det? Siden folk sitter på så mange ulike lokasjoner.

Kristine
[16:00 - 16:39] Nei, vi legger jo faktisk vekt på å ha da jevne og gode, felles, fysiske møteplasser. Hvor vi kommer fra flere, både regioner og fra, ja, fra utgangsunde og at vi samles og møtes. Også lavterskel. I forhold til at vi har masse kurs og faggrupper, eller communitymøter rundt fag, som også er sosialt da. Sånn at det er veldig opptatt av det nettverket, å lage den tilliten. Ja, både tilliten og den tryggheten kollega mellom. Og det å kjenne at du har et stort kolleganettverk i ryggen, når du er der ute hos kunde, og du kjenner flere du kan henvende deg til.
[16:39 - 16:42] Og at folk da stiller opp og hjelper til. Og at det er en veldig sånn lagfølelse.

Vibeke
[16:43 - 16:46] Dere er sikkert gode på rekruttering også, tenker jeg.

Kristine
[16:46 - 16:55] Ja, vi rekrutterer jo mange nye året, og veldig mange nyutdannete. Ja. Hva er en typisk Sopra steria-ansatt?

Vibeke
[16:56 - 16:58] Er det noen kjennetegn på hvem dere vil ha?

Kristine
[16:58 - 17:15] Det er jo mye selvfølgelig på kompetanse her. Fag. Veldig mye fag og kompetanse. Men også det her med å være en person som selvfølgelig også passer godt inn i verdiene våre.

Vibeke
[17:15 - 17:18] Som teambygger liksom, som er lagspillere.

Kristine
[17:18 - 17:49] Ja, som er lagspillere. Som også har en høy relasjonskompetanse og kan jobbe tvertagelig. Men det er jo selvfølgelig også alltid ulike typer mennesker, og det skal vi ha da. Så vi er veldig opptatt av det mangfoldet som er. Så det kommer litt an på hvilke fagområder. Og her leverer vi tjenester innenfor så mange områder da. Innenfor det med digitalisering. Ja. Jeg synes ikke det var lett å si en type som presterer gjerne.

Vibeke
[17:52 - 18:04] Du snakket litt om mangfold. Vi har jo hatt et par episoder i organisert som handler om mangfold. Også mangfoldsrekrutering. Hva slags strategi har dere der? Har du muligheten til å si noe om det? Eller kjenner du det godt nok?

Kristine
[18:04 - 18:05] Hva sa du da?

Vibeke
[18:06 - 18:07] Mangfoldsrekrutering. Altså hvordan dere jobber med mangfold.

Kristine
[18:08 - 18:44] Ja, vi jobber jo veldig mye med mangfold. For tiden faktisk med, vi kaller det for inkluderende medarbeiderskap og lederskap hos oss. Så nettopp det her at alle skal kjenne at de er verdifulle og at de blir sett for den de er. Og at vi kan snakke om det. Og at du kan snakke om ulikheter da. Og hva er det som ligger i mangfolddimensjonen. At vi alle har et mangfold da. Og den respekten og det å være opps og bevisst på det. For kollegaer og ansatte.

Vibeke
[18:46 - 19:06] Er det noe du ikke har fått snakket om nå som vi burde vært inne om? Vi har jo, ja. Det vi sitter igjen med nå som folk kan ta med seg er vel dette med å kunne forberede seg skikkelig. Og så faktisk bruke litt tid i forkant. Og hvis kanskje ikke arbeidsgiveren din har noe system for å hente inn eller gjøre evaluering. Så kanskje du kan gjøre det selv.

Kristine
[19:06 - 19:10] Ja, det er så be om tilbakemelding da. Ja, be om tilbakemelding.

Vibeke
[19:10 - 19:15] Og så se litt tilbake i tid. Hva har jeg gjort? Og hva har jeg lyst til å gjøre framover?

Kristine
[19:16 - 19:22] Ja, det å være konkret på hvilke leveranser man har bidratt til. Og hvordan man selv.

Vibeke
[19:23 - 19:25] Det kan være veldig fint å bringe opp.

Vibeke
[19:25 - 19:28] Hvordan man selv passer inn i virksomhetens mål, kanskje.

Kristine
[19:28 - 19:49] Ja, og det der også å jobbe med å sette seg litt inn i avdelingens mål og fokusområder. Er det morgenmøter med ledelsen? Er det ting og saker på internett? At man følger litt med på virksomheten sin og løfter blikket litt utover eget område. Og så får man litt fullt perspektiv på det.

Vibeke
[19:49 - 19:52] Ja, prøve å sette seg litt inn i det som foregår rundt.

Kristine
[19:53 - 19:55] Og knytte sine oppgaver mot det.

Vibeke
[19:55 - 19:57] Se det lille i det store og det store i det lille igjen, liksom.

Kristine
[19:57 - 20:02] Ja, det kan være i hvert fall en fin forberedelse da. Ha det med seg.

Vibeke
[20:04 - 20:15] Tusen takk. Takk for at du hadde lyst til å komme hit og snakke om medarbeidersamtalen. En veldig god innføring og noen gode råd og litt mer innsikt i hva det egentlig dreier seg om. Kristine Storås fra Sopra Stere.

Kristine
[20:15 - 20:16] Takk skal du ha.

Vibeke
[20:16 - 20:33] Og du som har oss på øret, vil du høre mer av Organisert? Vi har mange episoder som dekker mange slags temaer knyttet til jobb. Så finn fram lista i podcastspilleren din. Ellers så ønsker jeg deg en riktig god dag på jobben. Og tusen takk for at du hørte på.

Andreas
[20:37 - 20:55] Dette har vært en podkast fra Tekna. En fagforening for deg med mastergrad i naturvitenskap, realfag eller teknologi. Les mer om oss på tekna.no. Programleder var Vibeke Vesthagen, reporter Sondre Tallaksrud, og teknisk ansvarlig var meg, Andreas Killie-Grenasberg.