Retningslinjer for video-opptak av møter i Tekna

Definisjoner

Med “video-opptak” menes her alle typer lagrede bilde- og lydopptak. Med “møter” menes her alle typer arrangementer i Tekna-regi der video-opptak kan være aktuelt.

Hovedregel for møtedeltakeren

Enhver som deltar i møter i Tekna-regi skal ha rett til ikke å bli filmet eller tatt lydopptak av. Rent praktisk kan da vedkommende forlate møtet, eventuelt slå på profilbildet og mute seg selv.

Møtedeltakere som det vil bli tatt video-opptak av, skal informeres om dette på egnet måte av møteholder i forkant av møtet (hva som er hensikten med å ta opp møtet, samt noe om hvordan opptaket blir behandlet i etterkant). Det kan for eksempel gjøres på denne måten:

• "Dette møtet vil bli tatt opp. Dersom noen ønsker å ikke være “synlig” i opptaket kan de slå av mikrofonen og kamera.
• Formålet med å ta opp møtet er å bruke opptaket for å kunne skrive referat fra møtet og for at møtedeltakere som er forhindret i å delta kan sette seg inn i hva som skjedde i møtet.
• Opptaket slettes automatisk etter 60 dager.”

Formålsbegrensing - GDPR art 5 nr 1, bokstav b

Opptaket av møtet skal ha et uttalt og spesifikt formål for møtedeltakerne, jf. ovenfor.

Dataminimeringsprinsippet - GDPR art 5 nr 1, bokstav c

Et viktig prinsipp i personopplysningsforskriften er «dataminimeringsprinsippet». Dette innebærer at man ikke skal registrere flere opplysninger enn det som strengt tatt er nødvendig. For video-opptak vil dette innebære at video-opptak ikke benyttes dersom en mindre personlig inngripende fremgangsmåte kan benyttes istedenfor, for eksempel at det skrives møtereferat istedenfor video-opptak.

Lagringstid - sletting - GDPR art 17 nr 1, bokstav a.

Når formålet med lagringen av video-opptaket ikke lenger er til stede, f. eks fordi møteprotokollen er signert, skal filen slettes.

Video-opptak av møter i Teknas regi skal som hovedregel slettes etter 60 dager. Unntak fra dette kan skje dersom formålet med oppbevaringen av bilde- og lydfilen er til stede ut over 60 dager, f. eks at møtet skal brukes i undervisningsøyemed. I slike situasjoner skal møtedeltakeren både få informasjon i forkant av møtet om formålet med lagringen og for hvor lang tid video-opptaket vil bli lagret.

Informasjonsmøter vs diskusjonsmøter - vurdering

Video-opptak av et rent informasjonsmøte kan ofte lettere begrunnes enn for et møte som fordrer aktiv møtedeltakelse. Møteholder bør derfor forsøke å unngå opptak av rene debattmøter. Dette både av personverngrunner og for den frie meningsutveksling i Tekna (ytringsfrihet).

Kursholdere

Ovennevnte retningslinjer gjelder ikke for kursholdere der en av forutsetningene er at det blir gjort video-opptak av kurset som tilbys Teknas medlemmer/kunder, tillitsvalgte og ansatte. Det skal fremgå av kontrakten med kursholder hvordan videopptaket vil bli behandlet.

Ulovlig video-opptak

Hemmelig video-opptak er ulovlig etter straffeloven § 205 bokstav a:
§ 205 Krenkelse av retten til privat kommunikasjon

Med bot eller fengsel inntil 2 år straffes den som uberettiget

a), og ved bruk av teknisk hjelpemiddel hemmelig avlytter eller gjør hemmelig opptak av telefonsamtale eller annen kommunikasjon mellom andre, eller av forhandlinger i lukket møte som han ikke selv deltar i, eller som han uberettiget har skaffet seg tilgang til,

Ta gjerne kontakt med Teknas personvernombud hvis du har spørsmål.