Personvernerklæring

Dine personopplysninger er trygge hos Tekna

Tekna har strenge rutiner knyttet til behandling av personopplysninger, og vi gjør alt vi kan for at opplysninger om medlemmer og brukere av våre tjenester skal innhentes, lagres og brukes på en sikker og ansvarlig måte.

Hvis du er medlem eller bruker vårt tilbud, gir du Tekna tilgang til opplysninger om deg. Her kan du lese om hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor vi gjør det og hva vi bruker dem til.

Hvilke personopplysninger samler vi inn og hvorfor gjør vi dette

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

Cookies

Cookies (informasjonskapsler) samles inn fra alle brukerne av våre nettsider for å gi en god brukeropplevelse, lage statistikk for å utvikle relevant innhold og til målretting av vår markedsføring.

Ved utfylling av innmeldingsskjema benyttes det cookie for at utfylling av skjema kan gjenopptas om utfyllingen blir avbrutt.

Tekna benytter leverandøren Cookie Information for å gi oppdatert informasjon om cookies og brukerne av tekna.no muligheten til selv å administrere sine cookie-innstillinger.

Du kan også lese mer om cookies på denne lenken.

Medlemmer

Kontaktopplysninger, utdanning og arbeidssted bruker vi for å godkjenne søknad om medlemskap og levere tjenester og tilbud til alle våre medlemmer. Fødselsnummer (11 siffer) trenger vi for å sikre at alle medlemmer får skattefradrag for betalt kontingent og eventuelt skille medlemmer med samme navn og fødselsdato. Behandlingen skjer med grunnlag i medlemsavtalen med deg. På www.tekna.no/minside kan du se hva vi har lagret og oppdatere disse opplysningene. I tillegg kan du registrere faglige interesser og preferanser om hvilken informasjon du ønsker å motta fra Tekna.

For at Tekna skal utvikle relevante tjenester til våre medlemmer, vil bruk/ikke bruk av enkelte tjenester lagres i vårt medlemsregister. Tilbudet av tjenester vil endres over tid, og inkluderer i dag lønnsstatistikken og CV-byggeren. Mer detaljer om personvern finnes ved innlogging i tjenester hvor det er gjort særskilte vurderinger om bruk og anonymisering av medlemsdata. I dag gjelder dette lønnsstatistikken.

Alle opplysninger om medlemmers kontakt med vår juridiske avdeling oppbevares og behandles i egne systemer med strengt begrenset tilgang i henhold til gjeldene lover for advokatvirksomhet.

Behandling av personopplysninger skjer med grunnlag i foreningens formål som er beskrevet i §2 i "Lover og vedtekter for Tekna". Her kan du lese mer om etikk, lover, vedtekter og mål i Tekna.

Ikke-medlemmer

Hvis du ikke er Tekna-medlem, og deltar på noen av våre arrangementer, må du ved påmelding registrere opplysninger slik at vi kan identifisere hvem som er påmeldt og gjennomføre nødvendig kommunikasjon og eventuelt fakturering av deltakeravgift.

Faglige foreninger

Som et ledd i Teknas faglige tilbud har Tekna knyttet til seg flere faglige foreninger.

Tekna yter sekretariatstjenester til disse foreningene, noe som innebærer hjelp til administrasjon av medlemsdatabase og løpende drift. Behandling av personopplysningene til disse medlemmer omfattes av beskrivelsene gitt i denne personvernerklæringen.

Deltakere på Teknas arrangementer

Lister med personopplysninger om påmeldte til Teknas arrangementer vil kunne deles internt i Teknas organisasjon og blant deltakere. Personopplysningene vil som hovedregel begrenses til navn og arbeidssted.

Forelesere, utstillere og samarbeidspartnere

Tekna gjennomfører mange kurs og arrangementer, og vi samarbeider med mange forelesere, utstillere og ulike samarbeidspartnere. I denne sammenheng samler vi inn og lagrer nødvendige kontaktopplysninger.

Data til testing og kvalitetssikring

For å kunne sikre stabile systemer og tjenester bruker Tekna sine IT-systemer og databaser til testing og kvalitetssikring. Ved slik testing vil sikkerhetsnivået opprettholdes, og det sendes ikke data til eksterne aktører.

Datakvalitet

Tekna gjør periodisk oppslag hos Skatteetaten for å sikre god registerkvalitet på adresser og livsstatus for både medlemmer og andre kunder. Denne vasken må også gjøres for å tilby gjenlevende ektefeller/samboere medlemsfordeler. Oppslaget er sporbart på Skatteetaten.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

For å ta i bruk bank, forsikring, pensjon og øvrige medlemsfordeler, kreves utveksling av enkelte personopplysninger med våre fordelsleverandører for å bekrefte et aktivt Tekna-medlemskap. Omfanget av disse opplysningene holdes på et minimum og reguleres i egne databehandleravtaler iht. gjeldende lovverk og anbefalinger fra Datatilsynet. All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Tilbakeføring av opplysninger til Tekna

For at Tekna skal kunne forhandle best mulige betingelser, blir medlemmers bruk av økonomiske medlemsfordeler registrert i våre systemer. Forsikring: Hvilke forsikringer og totalt antall forsikringer, bank: Om medlemmet har boliglån med Tekna-fordel. For øvrige samarbeidspartnere kun en markering om medlemsfordelen brukes eller ikke.

I tilfeller hvor Tekna bestiller reiser på vegne av medlemmer eller andre, vil nødvendige personopplysninger utleveres vårt reisebyrå, som for tiden er Egencia.

Lagringstid og sletting

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler med grunnlag i ditt samtykke slettes hvis du trekker tilbake dette samtykket. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Medlemmer

Informasjon knyttet til ditt medlemskap hos Tekna og/eller en faglig forening lagres så lenge du er medlem. Etter utmelding vil vi oppbevare dine data en viss tid som en sikkerhet for medlemmene i forhold til feilaktige utmeldinger. Personopplysninger kan oppbevares utover denne perioden hvis samtykke gis ved utmelding, eller det foreligger lovpålagte krav beskrevet under.

Økonomiske transaksjoner

Nødvendige opplysninger knyttet til økonomiske transaksjoner, inkludert innbetaling av medlemskontingent, oppbevares og slettes i henhold til regnskapsloven.

Voksenopplæring

Dokumentasjon av opplæring som tilfredsstiller krav til statstilskudd oppbevares og slettes i henhold til voksenopplæringsloven.

Juridisk hjelp

Opplysninger om eventuelt juridisk hjelp, blir oppbevart en viss tid også etter utmelding fra Tekna. Dette skjer i henhold til advokatforskriften.

Ulykkesforsikring for studenter

Medlemsinformasjon om studenter som har hatt «Tekna tyveri og ulykkesforsikring» inkludert i sitt medlemskap frem til august 2018 oppbevares i 10 år for at Gjensidige Forsikring skal kunne håndtere eventuelle erstatningssøknader.

Kursdeltakere som ikke er medlemmer

Deltar du på Teknas arrangementer, men ikke er medlem, slettes personopplysninger etter at grunnlaget for kundeforholdet er avsluttet. Videre oppbevaring kan likevel skje hvis deltakeren gir samtykke. For opplysninger knyttet til økonomiske transaksjoner og voksenopplæring gjelder samme regler som for Tekna-medlemmer.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn og retting av personopplysningene vi behandler om deg mens du er medlem.

Du har videre rett til å kreve sletting, begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og rett til dataportabilitet hvis dette ikke kommer i konflikt med Teknas medlemsvilkår. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no

For å ta i bruk dine rettigheter kontakter du oss skriftlig, og vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Du kan til enhver tid endre dine samtykker for behandling av personopplysninger hos oss. Dette gjør du enklest ved å logge inn på www.tekna.no/minside

Endringer

Hvis det skulle skje endringer av våre tjenester eller i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Behandlingsansvarlig og personvernombud

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Tekna – Teknisk-naturvitenskapelig forening ved generalsekretær Line Henriette Holten.

Kontaktinformasjonen til Tekna er:
Postadresse: Postboks 2312 Solli, 0201 Oslo
Besøksadresse: Dronning Mauds gate 15, Oslo
[email protected]
Telefon: 22 94 75 00
Org. nr.: 971 420 782

Tekna har utnevnt et eget personvernombud for å påse at behandling av personopplysninger foregår i henhold til gjeldende lover og regler. Personvernombudet er også en ressursperson for våre brukere, og har du innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger kan du kontakte ombudet ved å sende e-post til: [email protected]

Klager

Hvis du har vært i kontakt med Tekna, og fortsatt mener vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med denne personvernerklæringen, eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Endringer

Hvis det skjer endringer i Teknas behandling av personopplysninger vil disse bli publisert i en oppdatert versjon av denne personvernerklæringen. Dersom endringene er vesentlige vil vi varsle deg via e-post.