Råd og tips
Hvordan skrive en god sak til Representantskapsmøtet i Tekna
En veiledning for å sikre informerte beslutninger på R-møtet
Representantskapet er Teknas øverste organ, og vedtak i møtet setter retning for arbeidet som gjøres i resten av organisasjonen de neste årene. Det er derfor viktig at saker som tas opp har et godt saksgrunnlag. Å skrive en sak til et Representantskapsmøte (R-møtet) i Tekna krever god forberedelse, klar struktur, og overbevisende argumentasjon.
Ved å følge rådene nedenfor kan du bidra til å sikre at representantene er godt informerte og i stand til å ta gode beslutninger.
Før saken tar form
Forberedelse er nøkkelen til å skrive en god sak. Før du begynner å skrive saken, er det viktig å vurdere om dette er en sak for R-møtet eller om saken kan løses på et lavere nivå i organisasjonen. Det er ikke et mål i seg selv å ha en sak til Representantskapet.
Saken kan være en politisk sak som tar for seg hva Tekna skal mene om forskjellige områder. Det kan være områder hvor Tekna ikke har politikk eller områder hvor man ønsker å endre Teknas politikk. Målet er ofte at Tekna skal påvirke samfunnet i en retning. Eksempelvis vil slike saker ofte ha forslag til vedtak som «Tekna mener at …» eller «Tekna skal jobbe for …».
Saken kan også være organisatorisk, det vil saker som omhandler Teknas organisasjon. Det kan være alt fra være forslag til lovendringer eller endring av foreningspolitiske mål, til hvordan Tekna er organisert med råd, utvalg og styrer.
Før du begynner å skrive saken er det viktig å undersøke og samle informasjon som underbygger saken, om det er gjort noe arbeid på dette i Tekna allerede og eventuelt tidligere beslutninger som kan påvirke saken. Det kan også være lurt å involvere andre i prosessen. Oppmuntre til spørsmål og diskusjon, og vær forberedt på å svare på eventuelle bekymringer eller motargumenter som kan oppstå. Motargumenter kan også hjelpe deg med å forbedre argumentasjonen din. Å involvere andre skaper en følelse av eierskap blant de representantene som blir involvert og øker sjansene for at saken din blir godt mottatt.
Når du har samlet all informasjon bør du definere hva som er målet med saken din. Hva ønsker du å oppnå? Hvilke endringer foreslår du, og hvordan vil disse endringene gagne Tekna og våre medlemmer? Å ha en klar målsetting vil hjelpe deg med å strukturere saken på en logisk og overbevisende måte.
Å skrive saken
En godt strukturert sak er essensiell for å sikre at representantene kan følge resonnementet ditt og ta en informert beslutning.
I skjema for i innsending finner du følgende felter:
Tittel/overskrift for sakene:
Hva handler saken om? Finn en enkel tittel eller overskrift som er beskrivende for saken.
Forslagsstiller:
Navn på den som sender inn saken.
E-postadresse:
Din e-postadresse. Vil ikke bli lagt ut sammen med saken til R-møtet.
Hvem sender du på vegne av:
Er valgfritt og fylles ut hvis saken er behandlet i et styre, på et årsmøte eller lignende.
Forslag til vedtak:
Det er viktig å jobbe med formuleringene på forslag til vedtak, slik at det er på riktig nivå og gir et godt mandat til Hovedstyret for oppfølging av vedtaket.
Et vedtak fra R-møtet binder Hovedstyret og skal gjennomføres. Det er derfor viktig at forslaget til vedtak er konkret nok, men ikke for detaljert. Ved å f.eks. vedta en effekt, altså at man skal oppnå noe, så står Hovedstyret mer fritt til å finne en hensiktsmessig måte å gjennomføre vedtaket på, enn om man vedtar at en endring skal gjennomføres på en helt spesifikk måte som kanskje kan vise seg å være vanskelig i praksis.
Forslag til vedtak bør vært kort og konsis og skal kunne leses som et ferdig vedtak uten å referere til saksgrunnlaget. Unngå forklarende eller argumenterende setninger. Argumentene tar du heller med i begrunnelsen og på R-møtets talerstol.
Begrunnelse:
- Start med en kort innledning som gir oversikt over hva saken handler om og presenterer hovedpoengene i saken. Dette gir representantene en oversikt over hva de kan forvente og forbereder dem på de viktigste argumentene.
- I hoveddelen av begrunnelse bør du presentere ditt forslag mer i detalj. Teksten kan gjerne deles opp i mindre deler med underoverskrifter som adresserer forskjellige aspekter av emnet. Dette gjør det lettere for representantene å forstå de ulike elementene og hvordan de henger sammen. Bruk klare og konsise setninger, og unngå faguttrykk som kan være ukjente for noen av representantene. En god argumentasjon er avgjørende for å overbevise representantene om verdien av ditt forslag.
- Det er fint å knytte saken til Teknas styrende dokumenter for å synliggjøre viktigheten av saken og at de er i henhold til det Tekna skal jobbe med. Det kan være formålsparagrafen, foreningspolitiske mål, politisk plattform eller Teknas strategi.
- Bruk gjerne data, statistikk, og eksempler for å underbygge dine påstander. Dette gir deg et solid fundament for å argumentere og gir troverdighet til ditt forslag. En annen faktor er å inkludere både fordeler og ulemper ved forslag ditt. Det viser at du har vurdert saken fra flere perspektiver og gir representantene et mer nyansert bilde. Ta gjerne også med hvilke konsekvenser forslaget vil ha for Teknas omdømme, økonomi og bruk av ressurser (ansatte og/eller tillitsvalgte).
- Det er viktig å være ærlig og åpen om eventuelle utfordringer eller risikoer knyttet til forslaget, samtidig som du argumenterer for hvorfor fordelene oppveier ulempene.
Avslutt gjerne med en oppsummerende setning som bygger opp under forslaget til vedtak.
Presentasjon av saken på møtet
Alle som får en sak opp på dagsorden til Representantskapsmøtet får mulighet til å innlede til saken. Som hovedregel får du inntil tre minutter på denne innledningen, så bruk tiden godt. Det er forventet at alle i salen har lest saken før møtet starter, så du trenger ikke bruke for mye tid på å si det som står i saken. Innlegget kan deles inn i tre deler:
- Innledning: Start med formålet med saken. Det må være kort og konsist, og bør kunne sies på et halvt minutt.
- Hoveddel: Bruk ett minutt på hovedpunktene (maks tre punkter) som taler for din sak. Så kan du bruke inntil ett minutt på å adressere eventuelle motargumenter.
- Konklusjon: Avslutt kort med å repetere formålet med saken og hvorfor dette er viktig for Tekna.
Øv gjerne på innledningen din i forkant for å sikre at du holder deg innen tidsrammen og er trygg på det du skal si.
Husk at målet er å presentere et helhetlig bilde som gjør det lettere for alle å forstå og støtte ditt forslag, til beste for Tekna.
Skjema for innsending av saker
Her finner du skjemaet du skal bruke for å sende inn en sak til R-møtet.
