Tre grunner til at du bør sette deg bedre inn i kontrakten

– Kontrakten er et av prosjektets aller viktigste verktøy under prosjektgjennomføringen, sier Miriam Aakre Borgersrud, advokat og partner i Negota.

Negota er et advokatfirma som jobber spesialisert innen kontraktsrett og Contract Management (kontraktshåndtering) til tilvirkningsprosjekter på land og til havs. Negota opplever at det er en økende bevissthet rundt verdien av aktiv kontraktshåndtering underveis i prosjekter.

– Det er en trend i markedet at kontraktene brukes mer aktivt både av leverandører og kunder. Den parten som ikke benytter kontrakten aktivt blir fort sittende igjen med svarteper, sier hun.

God kontraktshåndtering sørger for at parten ivaretar sine krav etter kontrakten og bidrar til å løse problemer fortløpende under prosjektgjennomføringen, i stedet for at det spares til sluttoppgjøret. Det kan nemlig by på dyre og ressurskrevende rettssaker.

Sammen med sine advokatkollegaer Pål Are Sund og Torkil Norstrøm er Borgersrud en av tre foredragsholderne i Tekna-kurset Contract Management. Kurset tar for seg sammenhengen mellom kontrakten, gjennomføringen av et prosjekt og økonomien i prosjektet.

Pål Are Sund, Torkil Norstrøm og Miriam Aakre Borgersrud.

Her er tre gode grunner til at du bør prioritere å sette deg godt inn i kontrakten som prosjektleder eller prosjektdeltaker:

1) Kontrakten er prosjektets mandat

En kontrakt er ikke bare det juridiske dokumentet som forteller at partene er enige om å gjennomføre prosjektet. Kontrakten utgjør på mange måter prosjektets mandat: Hva som skal leveres, hvordan det skal leveres og når det skal leveres.

Kontrakten inneholder i tillegg nøkkelinformasjon som partene har avtalt om hvordan man skal løse uforutsette problemer som oppstår underveis i prosjektet. Herunder hvordan formalitetene rundt dette skal håndteres.

– Som prosjektdeltaker eller ansvarlig for det kommersielle i prosjekter er det viktig å kjenne spillereglene og de formelle virkningene av ting som blir sagt og gjort i prosjektet, sier Borgersrud.

2) Det bidrar til å sikre det økonomiske resultatet i prosjektet

Uavhengig av om man er på kunde- eller leverandørsiden, er aktiv kontraktshåndtering essensielt for å sikre de økonomiske rammene i prosjektet. Enten ved å aktivt følge opp at man ikke betaler mer enn det som er avtalt, eller for å sørge for å få betalt for tilleggsjobber.

– Ofte skjer det ting i prosjekter som gjør at den opprinnelige planen må endres. Det er derfor de aller fleste kontrakter har systemer for endringsordre som man har nødt til å følge. Endringssystemet sørger for fleksibilitet, og ved aktiv kontraktshåndtering skal stort sett endrede forutsetninger opprettholde den risikobalansen som er avtalt i kontrakten, sier Borgersrud.

Hun legger til:

– Men det er også en fallgruve hvis man ikke følger de spillereglene som er lagt inn i kontrakten med korte svarfrister og formkrav.

I prosjekter av en viss størrelse er det utstrakt skriftlig og muntlig kommunikasjon. Ved å sørge for at formkravene blir fulgt underveis slipper man å ende opp med krangel til slutt i prosjektet om hva som var avtalt eller sagt i et møte eller per telefon.

– Ved manglende kontraktsoppfølgning kan du risikere å ende opp med ansvar for en endring eller krav du ikke hadde ansvar for etter kontrakten og derfor heller ikke har satt av kostnader til. God kontraktsoppfølging under prosjektgjennomføringen er derfor essensielt for å sikre det økonomiske resultatet i prosjektet, sier Borgersrud.

3) Det bidrar til å håndtere risiko

Når partene undertegner kontrakten og forplikter seg til å gjennomføre det som er avtalt, finnes det alltid en stor risiko for at ting ikke går helt som planlagt. Typiske elementer er uventede værforhold, grunnforhold, endringer i regulatoriske forhold, coronapandemi mv.

– I kontrakten har man i utgangspunktet avtalt en overordnet risikofordeling for slike forhold, men det er allikevel en viktig jobb å få frem sine synspunkter i slike situasjoner, særlig å dokumentere at det faktisk er et forhold som motparten har risiko for, samt kostnader og tidskonsekvenser av dette, sier Borgersrud.

I økende grad ser man også at domstolene stiller strengere krav til dokumentasjon for kostnader som en part krever dekket. Dette øker kravet til god kontraktshåndtering og oppfølging av ansvar for risiko underveis i prosjektet, slik at risikofordelingen blir som avtalt i kontrakten.

Kontrakten er et verktøy for risikostyring i prosjektgjennomføringen for de utfordringer prosjektet kan komme til å møte, men det forutsetter at man bruker den aktivt underveis.

Hvem utfører Contract Management?

Hvilken person som får ansvaret for kontraktshåndteringen varierer fra firma til firma. Det kan være en prosjektleder, eller håndteres av en dedikert ressurs i prosjektteamet.

– Har man et prosjekt hvor budsjettet som er større enn 100-150 millioner kroner, og er av en viss kompleksitet, så er vår klare anbefaling at prosjektleder bør få støtte til dette arbeidet i form av en dedikert contract management-ressurs. Dette frigjør tid for prosjektleder, og etter vår erfaring leder dette til et bedre økonomisk resultat for prosjektet, sier Borgersrud.

Hun understreker imidlertid viktigheten av kontraktshåndteringen for alle som er involvert i prosjektet:

– Alle prosjektdeltagere bør involvere seg og lære mer om kontraktshåndtering. Fokuset på dette området er sterkt økende i markedet, sier Borgersrud.

Er du en prosjektleder, leder eller fagperson som skal få prosjektansvar? På Kurs i Contract Management lærer du god kontraktshåndtering gjennom alle prosjektfasene.