Seks tips til å lykkes i den nye hybride hverdagen

Ni av ti arbeidsplasser skal nemlig begynne å jobbe hybrid, altså kombinere hjemmekontor med jobb på den fysiske arbeidsplassen, ifølge en undersøkelse av det globale konsulentfirmaet McKinsey.

Den samme undersøkelsen viser at de fleste virksomheter ikke har en detaljert plan for hvordan dette skal løses i praksis.

Her er seks tips som hjelper dere et stykke på veien:

1. Lag en tydelig plan

For at virksomheten skal klare overgangen, er det lurt å ha en plan. Når alle skal tilbake til kontoret en gang i høst, kommer spørsmålene: Kan jeg jobbe hjemmefra når jeg vil? og Er det greit at jeg har noen faste dager på hjemmekontor? De interne reglene bør være tydelige og oppfattes rettferdige.

For noen virksomheter er det av ulike grunner best at folk er på kontoret, og heller unntaksvis jobber hjemmefra. Dette kan skuffe de som trives på hjemmekontor, og bør derfor begrunnes godt.

For andre gjøres jobben vel så godt på hjemmekontor, samtidig som at fleksibiliteten til den hybride hverdagen er en stor fordel. Her kan det likevel være greit å ha et system som viser hvor hver enkelt er fra dag til dag – for å skape oversikt og forutsigbarhet.

Tenk gjennom disse problemstillingene, og hvordan de interne reglene skal kommuniseres til de ansatte.

2. Legg til rette for gode hybride møter

Når alle jobber fra hjemmekontor, er videomøter relativt enkle å holde. I hvert fall etter et år med prøving og feiling. Men når halvparten i møtet sitter hjemme og den andre halvparten sitter fysisk på et møterom, kan det være mer vrient.

Det viktigste er å sørge for at de som jobber hjemmefra, ikke føler seg som annenrangs borgere.

I hybride møter er det lett at de som er med på video blir avbrutt, har vansker med å komme til ordet og ikke får med seg alt som blir sagt. De som er fysisk på kontoret kan rett og slett overkjøre de som er med fra hjemmekontor.

En løsning er å kjøpe gode digitale løsninger til kontoret. De klassiske møterommene kan til og med gjøres om til rom som er dedikerte til hybride møter – med bord og stoler som vender mot en stor felles skjerm med kamera.

Men å legge til rette for gode hybride møter, handler vel så mye om kultur som teknologi. Det kan være like virkningsfullt å innføre noen retningslinjer for hvordan møtene skal foregå. Hvis de som sitter fysisk i møterommet kun setter opp én laptop med stream på enden av konferansebordet, kan det være vanskelig å høre alt som blir sagt – og se alle som deltar.

En løsning er at alle i møtet logger på med video og snakker inn i skjermen. Alle utenom en som sitter i møterommet kan mute lyden sin, slik at ikke flere mikrofoner plukker opp den samme stemmen.

Prøv dere frem til dere finner en løsning som passer for dere.

Vil du bli en bedre fasilitator?

Eller har du kanskje fått nye utfordringer som krever nye ferdigheter? Skreddersy ditt lederløp og fyll verktøykassen i dag!

Lær mer her!

3. Jobb med møtekulturen

Dette er også et godt tidspunkt til å ta en grundig titt på møtekulturen i virksomheten.

Mens alle har vært på hjemmekontor, har terskelen for å kalle inn til møter til tider vært svært lav. Vi har alle vært i både uproduktive møter og møter vi ikke skjønner hvorfor vi ble kalt inn til in the first place. Og trolig har vi alle fått innkallinger uten informasjon om hva som er formålet med møtet.

Diskuter hva som passer best for dere – og sett noen interne kjøreregler. Kanskje bør den som kaller inn til møte også sende ut en tydelig møteagenda og hva som kreves av forberedelser. Og kanskje kan dere bli enda flinkere til å holde dere til den fastsatte møtetiden.

4. Eksperimenter

Når det allerede er store endringer på gang – slik som overgangen til den hybride hverdagen – ligger forholdene til rette for å eksperimentere for å finne de beste løsningene.

Test ut nye samarbeidsformer, prosjektverktøy og møtefrie dager. Legg til rette for asynkront samarbeid, ved for eksempel å gjøre fremdriftsplaner, dokumenter, møtenotater og -opptak tilgjengelige for alle. Test ut om små team selv kan bestemme hvordan de jobber best mulig, heller enn å bestemme de samme rammene for hele virksomheten.

5. Følg opp de på hjemmekontor også

Sørg for at du ikke favoriserer noen ansatte over andre. Hvis du som leder er på kontoret selv, er det lett å gi mer av tiden din til de du ser i lunsjen og ved kaffemaskinen. Du bør imidlertid ta deg tid til de som jobber fra avstand også. Du kan for eksempel avtale jobblunsjer eller faste kaffeprater over video – eller følge de ekstra opp når de er på kontoret.

Dette er særlig viktig med ferske ansatte. De trenger mer oppfølging og har foreløpig ikke et like stort nettverk på jobb, som de mer erfarne.

6. Be om feedback – og tilpass underveis

Å legge til rette for en ny måte å jobbe på, er ikke gjort i en håndvending. Regler kan påvirke medarbeidere – med ulike roller og personligheter – på forskjellige måter. Lytt til erfaringene de gjør seg i den nye hybride hverdagen og gjør tilpasninger underveis.

Vil du ta prosjektene dine til nye høyder?

Bygg din egen prosjektkompetanse trinn for trinn på Teknas etterspurte prosjektskole!

Lær mer her!