Mange møter er bortkastede. Her er tre feil som går igjen

– Studier viser at opptil 40 prosent av tiden i ledermøter kan være bortkastet. Så det er mye dårlig møteledelse der ute, ja, sier Line Blomlie.

Hun sikter til møteledere som bare er opptatt av å banke gjennom agendaen, med null rom for innspill og nyanser. Og de som lar møtene skli helt ut og i stedet ender opp med å snakke om sommerfesten eller julebordet.

Ved siden av jobben som lederutvikler, fasilitator og foredragsholder er Blomli ansvarlig for det populære Tekna-kurset «Slik lykkes du som fasilitator og prosessleder».

Her viser hun over to dager hvordan du som møteleder blir flinkere til å sette opp møter som faktisk fungerer, hvordan du bør kommunisere og tilrettelegge for å skape engasjerte deltakere, og slik sikre uttak av potensialet i gruppen for best mulig resultat.

– Stort sett trenger et godt møte en tydelig struktur med god tilrettelegging, slik at deltakerne blir engasjerte, bidrar og får eierskap til prosessene. Det betinger at det også er psykologisk trygghet i gruppen. Du inviterer jo i de fleste tilfeller til et møte for å få tilgang til folks kollektive kunnskap, sier Blomli.

Vil du finpusse dine møtekunnskaper og bli flinkere til å involvere medarbeiderne dine? Les mer om kurset og meld deg på her!

Er dette møtet egentlig nødvendig?

Mange møter mangler struktur. Det er noen ganger helt fint, hvis vi skal ha et mer sosialt og uformelt treff. Mens andre ganger inviteres det til møter som ikke er nødvendige i det hele tatt. Nøkkelen til gode møter ligger ofte i forberedelsene.

– Hva slags møte er det? Hva skal det jobbes med? Er det et informasjonsmøte, statusmøte, diskusjonsmøte, problemløsningsmøte eller et møte for endring og innovasjon? Kanskje alt på en gang? Alle disse trenger ulike tilnærminger og derfor er det viktig med gode forberedelser, understreker Blomlie.

Med et godt møtedesign kan du skape trygghet, engasjement og deltakelse der folk går ut av møtet med en positiv følelse, samtidig som du har oppnådd formålet med møtet.

– Som møteleder har du rolle som dirigent der du skal skape god musikk. Det betyr at alle instrumenter skal høres, ikke bare tubaene. Da må du evne å invitere noen inn i en diskusjon og holde andre tilbake. Dette er en kunst å få til på en klok måte, og her er det mange gode grep man kan planlegge for å gjøre.

Avsporinger

På kurset lærer du helt konkrete verktøy og metoder for hvordan du etablerer en god møtekultur. Det blir bare enda viktigere nå som det har blitt enklere å sette opp digitale møter.

Først må du vite hva som kjennetegner møtekulturen der du jobber.

• Er det for mange avsporinger?
• Mye enveiskommunikasjon?
• Lite engasjement?
• Uklar hensikt og lite oppfølging?

Det skal ikke så mye til for å forbedre kulturer som dette.

– I de fleste møter er vi kjent med ulike typer avsporinger. Det kan være to personer som begynner å diskutere noe som er irrelevant for resten, eller en person som blir så detaljorientert at de andre faller av. Eller kanskje hele gruppen sporer av.

Men hva er de vanligste møtefeilene, og hva er egentlig konsekvensene for de ansatte?

Disse tre møtefeilene går igjen:

1. De «effektive» møtene

– Dette er typisk de møtene som blir overfokusert og ensporede, med en agenda som ikke åpner for innspill. Fokuserte møter er effektive, men for mange overfokuserte møter kan gå utover kreativitet og engasjement hos de ansatte.

2. De «hyggelige» møtene

– Den klassiske «la oss snakke litt om sommerfesten», og så sporer det helt av. Åpningen på møtet kan være fin og agendaen tydelig, men plutselig har det gått 20 minutter med koseprat om den store sommerfesten. For noen ansatte gir disse møtene energi, men mange vil også føle at tiden kunne blitt brukt bedre på andre ting.

3. De faste statusmøtene

– Mandagsmøtet eller morgenmøtet, de som løper fast og blir veldig rutinepregede, kan risikere å bli unødvendige hvis du blir slurvete med intensjonen bak møtet. I verste fall stjeler det bare tid fra andre arbeidsoppgaver.

Vil du bli flinkere til å involvere medarbeiderne dine og finpusse møte-kunnskapene dine? Les mer om kurset og meld deg på her!