Hvorfor klarer du ikke å slippe andre til?

Når du delegerer oppgaver, overfører du myndighet og ansvar til andre. Noen ledere synes dette er utfordrende, ofte fordi de opplever at de mister kontrollen.

– De som har jobbet lenge som spesialister selv og kjenner alt i detalj, kan synes det er vanskelig å delegere, sier team- og lederutvikler Sverre Gjestrum.

Han har ved flere anledninger sett ledere drukne i operativt arbeid. Dette kan ha ulike årsaker, men ofte handler det om at man ikke ser mulighetene i egen organisasjon.

– For å lykkes som leder, må man bygge tillit begge veier. En god leder stoler på at vedkommende som har fått oppgaven, klarer å utføre den på en tilfredsstillende måte, sier han.

Her er 7 konkrete tips som kan gjøre det lettere for deg å delegere:

1. Finn en verdig kandidat

Noen passer bedre til en oppgave enn andre. Det er også forskjell på oppgaver som krever generell kompetanse og oppgaver som krever spesifikk opplæring.

– Det gjelder å finne riktig person til riktig oppgave, sier Gjestrum.
På de fleste arbeidsplasser kan en hel del oppgaver gjøres av flere, mener han.

– Det gjelder å spørre og bli kjent med kollegaene sine, og finne frem til hvem som kan passe til hva, sier Gjestrum.

2. Fordel oppgavene over tid

Hvis du ønsker å delegere et større prosjekt til en ansatt, noe som kan være lurt, bør du ikke delegere alt på en gang.

Er det et helt ansvarsområde som skal delegeres bort, så gjelder det å tenke en del av gangen. Det blir ofte for mye både for leder og ansatt, hvis alt skal overføres med det samme.

– Finn et hensiktsmessig tempo. Det er bra å bruke litt tid, sier han.

3. Tilby hjelp og støtte

Når en ansatt får nye arbeidsoppgaver, trengs det gjerne opplæring og støtte underveis. For å bli god på noe, trenger man tydelig veiledning og hjelp der det butter.

– Å bygge selvtillit er en vesentlig del av det å delegere, sier Gjestrum.
Han understreker at selvsikre ansatte gagner organisasjonen som helhet.
 
– Ved å delegere og gi andre ansvar og selvtillit, får man økt kompetanse og kapasitet og en mer robust organisasjon, sier han.

4. Ta en fot i bakken

For å sørge for at oppgaven utføres riktig, kan det være lurt å sette av tid til å snakke sammen i løpet av prosessen. Avtal punkter der det vil være naturlig å ta en sjekk, gjerne før noe er hugget i sten.

– Det kan gi deg en pekepinn på om vedkommende er på rett vei. Hvis arbeidet er tilfredsstillende, kan man gå videre til neste steg, sier Gjestrum.

5. Gi spillerom

Når du delegerer, kan det være at den du delegerer til liker å gjøre ting på en annen måte enn deg. Dette trenger ikke nødvendigvis være et problem.

– For å bruke et litt banalt bilde: hvis du skriver med høyre hånd, og den ansatte skriver med venstre, så er det ikke noe poeng å be den ansatte om å skrive med høyre, sier Gjestrum.

6. Fokuser på sluttresultatet

Husk at det er målet som teller, ikke veien dit.

– De fleste ledere kan gjerne være litt mer smidige når det gjelder hvordan prosessen skal se ut. Hvis man blir for fokusert på hver minste detalj, kan det være fare for det som kalles micro management, sier Gjestrum.

Dette skjer når lederen legger seg opp i alt, og ikke lar den ansatte få jobbe på egen hånd.

– For involverte ledere kan være svært demotiverende og virke motsatt av sin hensikt. De færreste får lyst til å jobbe hvis de får fortalt hva de skal gjøre til enhver tid, sier Gjestrum.

7. Vær tålmodig

Tålmodighet er en dyd, også i arbeidslivet. Når du delegerer, risikerer du at ting ikke blir som du hadde håpet på. Det kan oppstå flere feil underveis, og kvaliteten kan variere. Ifølge Gjestrum er derimot gevinsten stor hvis du bruker tid og lærer opp ansatte på en ordentlig måte.

– Som leder bør du stå på en fjelltopp og ha oversikt og tid til overs til å hjelpe folka dine opp og frem. Det får du ikke hvis du er veldig operativ. Derfor er det viktig å ha tålmodighet og tenke at å delegere oppgavene vil gagne hele organisasjonen på sikt, sier han.

Sverre Gjestrum har laget en rekke nyttige videoer for Tekna om ulike temaer innenfor ledelse og arbeidsliv, blant annet om det å delegere ansvar og oppgaver. Ta gjerne en titt her!

Trenger du å friske opp lederferdighetene dine? Sjekk Teknas fyldige portefølje av kurs her!