Hvordan velge ut og prioritere de riktige prosjektene?

Vi må styre prosjektporteføljen

Det er ledelsens ansvar å sørge for at virksomheten når sine mål på overordnet nivå. Å drive bevisst og aktiv styring av prosjektporteføljen er et essensielt bidrag til å oppnå dette. Prosjektene våre må ha en klar og tydelig forankring i strategiske mål.

I mange virksomheter er prosjekter det viktigste redskapet for å gjennomføre ønsket utvikling og endring. Samtidig er vil det være en begrensning i hvor mange prosjekter vi kan gjennomføre, og gjerne færre enn det vi skulle ønske.

Å vektlegge porteføljestyring betyr derfor at vi

• setter sammen en prosjektportefølje som bidrar til å realisere virksomhetens strategiske mål
• bruker personalressursene våre riktig, totalt sett
• har en god balanse i prosjektporteføljen mellom «trygge» og mer risikoutsatte prosjekter

Porteføljestyring må både sikre at vi 1) velger ut de rette prosjektene til porteføljen, og 2) løpende følger opp porteføljen gjennom å gi nødvendig støtte, terminere noen prosjekter og ta inn nye.

Vi må dessuten være modige nok til å gi prosjektene en innbyrdes rangering: Hvilke prosjekter må vike, og hvilke skal prioriteres dersom det blir knapphet på ressurser? Porteføljestyring betyr at vi regelmessig revurderer sammensetning av prosjektporteføljen.

En prosjektportefølje er samlingen av alle prosjekter (og programmer) vi har pr. dato, enten sortert pr. prosjekteier eller for hele virksomheten.

Kriterier for å velge de riktige prosjektene

At et prosjekt blir vedtatt igangsatt skal ikke bero på tilfeldigheter eller overdreven fremsnakking fra forslagsstillerne. Det må være basert på vedtatte kriterier, gjerne med en angitt vekting.

Overraskende nok mangler en synlig policy på dette området hos mange. Men når porteføljestyring kommer opp på agendaen, er det ikke så vanskelig å bli enige om at dette må telle:

• Strategiske vurderinger: Prosjektene skal bidra mest mulig til å nå virksomhetens strategiske mål
• Lønnsomhet: Prosjektene skal gi målbare bidrag til lønnsomhet, enten dette er knyttet til økonomi, miljøgevinster eller velferdsmessige forbedringer
• Balanse: Prosjektene i porteføljen må være riktig fordelt mellom f. eks. strategiske satsningsområder, ulike kundegrupper, trygge vs. risikofylte prosjekter, innovative prosjekter vs. prosjekter med tradisjonelt innhold, osv.

Kriteriene må være relevante og akseptert av organisasjonsenhetene, de må være enkle og ikke for mange.

God porteføljestyring betyr at prosjektene ikke hindrer eller forstyrrer hverandre innholdsmessig eller tidsmessig. I stedet må vi prøve å identifisere og ta ut synergier i samspillet mellom prosjektene.

Prosjektet var vellykket, men dessverre var det feil prosjekt

Sett fra prosjektlederens side, vil kjennetegnet på et vellykket prosjekt være at hun loste prosjekt i havn til avtalt tid, innenfor budsjettet, og med riktig kvalitet. Og hun skal selvsagt ha sin velfortjente honnør for dette.

Men hva om prosjektet, til tross for vellykket gjennomføring, ikke skaper den forventede nytten for brukerne/målgruppene? Da har vi kanskje sviktet ved at vi har valgt feil prosjekt i utgangspunktet. I virkeligheten var det noe helt annet vi burde ha brukt ressursene på. Og i neste omgang handler det selvsagt også om gevinstrealisering: Leveransen fra prosjektet må tas i bruk for å realisere effekt­målet. Og det er innlysende at dette er mye enklere når det er de strategisk viktige og riktige prosjektene som vedtas i utgangspunktet.

Hvorfor driver ikke alle med porteføljestyring?

Prosjektfaget har tradisjonelt handlet om evnen til å lede det enkelte prosjektet. I de senere årene har det heldigvis vært en tydelig dreining mot også å sørge for prosjektkvalitet på virksomhets­nivå, og da blir porteføljestyring og gevinstrealisering særdeles viktig.

Etter hvert som prosjektmodenheten øker, legges det altså mer og mer vekt på utvelgelse og prioritering av prosjekter, der nytteverdi, forankring i strategiske mål samt et riktig antall prosjekter blir tellende.

God porteføljestyring er ledelsens ansvar. Og betyr at virksomheten

• etablerer gode rutiner for utvelgelse og oppfølging av prosjektporteføljen
• skaffer seg enkle, men hensiktsmessige verktøy
• bygger ny, nødvendig kompetanse

Nysgjerrig på hvordan du kan bli bedre til å velge ut og prioritere riktige prosjekter?

Delta på kurset vårt den 4. og 5. desember 2018. Les mer her!

Om forfatter: Arild Stavne er prosjektrådgiver og daglig leder i Prosjektforum AS. Han er økonomiutdannet ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, er forfatter, metodeutvikler og systemutvikler innenfor prosjektfaglige temaer, inkl. kursing og undervisning i universitets- og høyskolesystemet