Hva kan IT-prosjekter lære av smittebekjempelse?

– Denne metoden er veldig enkel, men likevel følger nesten ingen den, sier Tom Gilb.

Han har i flere tiår jobbet med risikostyring hos noen av verdens største selskaper. Teknologigiganten Intel har de siste to tiårene brukt hans innsikter til å kurse tusenvis av sine ansatte.

Den rutinerte systemingeniøren mener at et software-prosjekts verste fiende er utydelighet. Prosjektledere mangler rett og slett opplæring i klar kommunikasjon av tekniske målsetninger.

– Feilkommunikasjon rammer ikke bare fem prosent av prosjektene. Det rammer nærmere 99 prosent. Det skjer nesten hele tiden, sier han.

Tom Gilb leder Tekna-kurset Kvalitetssikring av softwareprosjekter. Les mer om kurset her!

Ifølge en rapport fra Universitetet i Oslo leverer en «ikke ubetydelig andel» av offentlige IKT-prosjekter enten mye mindre nytteverdi enn planlagt eller ingen nytteverdi i det hele tatt, i tillegg til at de er preget av store budsjettoverskridelser. Samme rapport peker også på at «de største IKT-prosjektene synes å være overrepresentert blant de som mislykkes».

Mange av feilene er helt unødvendige, ifølge Gilb. Han mener to enkle steg drastisk vil forbedre de fleste IT-prosjekter, om de følges.

Det er smittebekjempelse et prima eksempel på, mener han. Men mer om det om litt.

Steg 1: Kvantifiser målene dine

Det første steget er å kvantifisere målene dine. Jobber du med datasikkerhet, holder det ikke å ha som mål «å bedre sikkerheten» eller «å oppdage flere dataangrep», forklarer han. Du må sette tall på målsetningene dine.

– Målet ditt kan være at du skal ha 95 prosent sannsynlighet for å oppdage at du blir hacket i løpet av fem sekunder. Det er et mål alle forstår, sier han.

Når Gilb i kursene sine spør deltakerne om vi kan kvantifisere sikkerhet, er det mange som bare stirrer blankt, forteller han.

– Det betyr bare at de ikke har lært metodikken. Vi kan alltid kvantifisere målet vårt. Gjør du for eksempel et google-søk på «security metrics» får du mange millioner svar. Likevel møter jeg på folk som jobber på et prosjekt som har gått i flere år uten at dette er blitt kvantifisert.

Steg 2: Sørg for stadige forbedringer

Neste steg er å måle effekten av arbeidet og jobbe mot løpende forbedringer fra starten av. Slik reduserer du risikoen i prosjektet, og sørger for at det leveres verdi også underveis.

– I stedet for å bruke milliarder på et prosjekt som ikke skal levere noe av verdi før sluttdatoen, skal vi forbedre systemet allerede fra første måned i retning av gitte kvantifiserte verdier.

Fordelen med dette løpet er at du får en god oversikt over fremgangen til prosjektet. Måling av fremgangen er vesentlig. Dersom utviklingen fører galt av sted, kan du trekke i nødbremsen.

– Vi skal gjøre noe umiddelbart, for å se om våre tiltak virker. Vi må ta små skritt. I store prosjekter måler vi kanskje fremgang månedlig, mens i mindre prosjekter måler vi det ukentlig. Det tvinger oss til å bevise at ideene våre fungerer i praksis.

Er du frustrert over en kultur som fører til lange og dyre testfaser? Lær deg «Agile Inspection» og syv andre konkrete metoder for å sikre økt kvalitet og raskere levering!

Hva kan en prosjektleder lære av smittebekjempelse?

Hvis du fortsatt er i tvil, anbefaler Gilb deg til å bli inspirert av myndighetenes kamp mot vårens smitteutbrudd.

– Det er et glimrende eksempel. Alle IT-prosjekter burde følge den samme logikken. Helsemyndighetene har forstått dette til gangs, sier han.

Gilb peker på at myndighetene hele tiden har hatt veldig klare målsetninger. I Oslo var det såkalte reproduksjonstallet (som er det gjennomsnittlige antallet personer en smittebærer gir viruset videre til) anslått til å være omkring 3,5 i mars. Målet til helsemyndighetene var å senke dette tallet til under 1.

For å redusere smitten lanserte de en rekke tiltak, samtidig som det ble gjort kontinuerlige målinger for å følge utviklingen. Har tiltakene effekt? Går smitteraten opp eller ned? Tiltakene som fungerer blir videreført, mens ineffektive tiltak avsluttes.

– Vi prøver og feiler og endrer kurs. Det er den vitenskapelige metoden. Vi prøver å nå de kvantifiserte målene vi har satt, samtidig som vi måler og måler og måler, sier han.

Når det er en pandemi som herjer, har vi ikke råd til å vente på resultater i seks år, forteller han og peker på milliardsprekken til NAV da de skulle modernisere sine IT-systemer.

Gilb sammenligner IT-prosjekter med godt håndverk.

– Hvis du skal snekre en liten hytte, er det kanskje godt nok å prøve seg fram uten å være så nøyaktig og systematisk. Men skal du bygge et stort hus må du bruke ingeniørkunst, og store IT-prosjekter kan sammenlignes med skyskrapere. Da må du bruke vitenskap og ingeniører, sier han.

Der andre kvalitetssikringskurs fokuserer på det siste leddet, når skaden allerede er gjort, vil du på Tekna-kurset Kvalitetssikring av softwareprosjekter lære hvordan du gjør det rett tidlig i prosessen. Slik unngår du lange og dyre prosesser mot slutten som utsetter levering.