Er du teamleder, møteleder eller vikar for sjefen? Slik leder du uten personalansvar

Mange ledere kan oppleve å havne i en identitetskrise. De får en lederrolle og flere ansvarsområder, uten å ha formelt personalansvar. Det kan være vanskelig å forholde seg til – enten du må steppe inn for sjefen, lede møter med prosjektgruppen eller skal være ansvarlig for et team av kompetente kollegaer.

– Dyktige ledere gjør det på samme måte som i gode kjærlighetsforhold. De har det grunnleggende på plass, nemlig tillit og respekt for andre. De vet at de er i «tillitsbransjen», og at tillit ikke er noe de har eller får, men at det hele tiden må jobbes for å opprettholdes, sier team- og lederutvikler Sverre Gjestrum.

Han er leder et Tekna-kurs som er spesielt myntet på ledere som ikke har personalansvar. Gjestrum har blant annet jobbet som ingeniørspesialist, team-, prosjekt- og linjeleder i Kongsberggruppen, og driver i dag sitt eget selskap.

Ledere skal legge til rette for god samhandling og gi folk følelsen av å være nødvendige bidragsytere, mener han.

– Som leder må du tenke annerledes enn i spesialistrollen. Når du har hovedansvaret, må du prioritere å være tett på de du skal lede. Tar du ikke hensyn til andres kompetanse når du tar beslutninger som påvirker dem, blir mange fort tverre og vanskelige, sier han.

Vi har spurt eksperten om hvordan man kan løse utfordringer knyttet til tre vanlige lederroller.

Bli med på et lærerikt kurs med praktisk ledelsestrening, erfaringsutveksling og ledelsesteori, skreddersydd for prosjekt- og gruppeledere og stedfortredere. Meld deg på Hvordan lede uten formelt personalansvar her!

1. Prosjekt- og teamleder

Utfordring: Du har resultatansvar uten å være sjefen til de du leder.

Du imponerer på jobben, utmerker deg med gode leveranser og viser høy kompetanse. I belønning får du mer ansvar – du skal lede et prosjekt, team eller en arbeidsgruppe. Typisk for mange spesialister når de tar steget over i en lederrolle, er at de er sterke på faget sitt, men har mindre erfaring med å lede andre.

Løsning: Avklar forventningene med din egen leder, involver teamet og legg til rette for god samhandling.

Ifølge Gjestrum handler ledelse i stor grad om å identifisere hvilke ressurser gruppen består av og utnytte disse på best mulig måte. Du må rett og slett finne ut hvordan du mobiliserer folkene rundt deg.

– En vanlig misforståelse er at ledere skal «lede» alt – og ha siste ord når avgjørelser skal fattes. Avgjørelser er selvfølgelig sentralt, men en av de viktigste tingene er faktisk å delegere og overlate noen av beslutninger til andre kompetente kollegaer, sier Gjestrum.

Men:

– Det må likevel være noe fastsatt. En leder må sørge for at det etableres spilleregler, for eksempel at du er tydelig på at tidsfrister skal overholdes og hvordan kommunikasjonen skal foregå, sier Gjestrum.

2. Møteleder

Utfordring: Du snakker mest i møtene slik at andre ikke får plass, og bruker tid på å se bakover på ting ingen kan gjøre noe med.

Det er mange grunner til at du ender opp som møteleder. Kanskje er du ekspert på et tema og får i oppgave å lede prosjektmøtene? Eller er du teamets kontaktpunkt med en ekstern kunde? Uansett hva årsaken er, må du kunne lede møter på en konstruktiv måte – uten å overstyre andre.

Løsning: Du må være en møtefasilitator. Still godt forberedt og sørg for at alle blir hørt. Legg vekt på problemløsning og aksjonslister.

– Møter er en viktig indikator for hvordan samarbeidet går. De ulike faggruppene, og områdene får nødvendig oppmerksomhet og omtanke i møtene. Folk er ikke redde for å utfordre, eller bli utfordret og problemer skyves ikke under teppe. Vi vet at suksessrike prosjekter og team legger vekt på at alle møter forberedt og gjennomfører møter på en god måte, forteller Gjestrum.

Ifølge Gjestrum bør du legge til rette for dere oppfyller hensikten med møtet – du må være en møtefasilitator. Skal du lykkes med det må du sørge for å ivareta to ting:

– Det ene er det relasjonelle – at folk kommer sammen, får vise sine beste sider og kjenner på teamfølelsen. Uenigheter og problemer må på bordet, alles meninger må bli hørt og respektert. Det andre er saksdelen der du er tydelig på hva hensikten med møtet er og hva møte skal produsere, sier Gjestrum.

Her er det særlig tre virkemidler du kan ta i bruk:

• Være tydelig på hvilke forventninger du har til møtet og deltagerne
• Legg vekt på en god møtestart og hold deg til agendaen
• Tilpass deg slik at møtelederrollen passer til det konkrete møtet. Informasjonsmøter ledes på en måte, diskusjonsmøter på en annen og beslutningsmøter på en tredje måte.

3. Stedfortreder for lederen din

Utfordring: Du må steppe inn for sjefen din – gjerne på kort varsel – og må ta over flere oppgaver du ikke er vant med å håndtere.

Å nei! Sjefen din er blitt syk eller må vende oppmerksomheten på andre oppgaver, og du blir bedt om å ta over. Du får plutselig en rekke nye oppgaver i tillegg til de du allerede har.

Løsning: Hold det gående – ikke finn opp hjulet på nytt. Skaff deg oversikt, prioriter og deleger.

– Det viktigste er å så raskt som mulig få oversikt over hastesaker, og at du sørger for at den daglige driften opprettholdes. Hvis dere har faste møter i løpet av uken, må du sørge for at disse blir avholdt og lede disse. Hold fokus på det som står i handlingsplaner og hold de tingene deres vanligvis gjør gående, men pass på at du har overskudd og reservekapasitet til å ta tak i overraskelser som måtte komme, sier Gjestrum.

Det er ikke småtteri du har fått på tallerkenen nå. Derfor bør du også klargjøre forventningene ledelsen har til deg. Når du tar på deg nye arbeidsoppgaver, er det oftest nødvendig å fordele de ekstra oppgavene på flere, samtidig som en del av det du gjør til vanlig utsettes eller delegeres til andre.

– Dette er særlig viktig hvis «vikariatet» varer over lengre tid. Hvis du ikke sørger for dette står du i fare for å overbelaste deg selv eller gjøre feilprioriteringer., sier Gjestrum.

Bli med på et lærerikt kurs med praktisk ledelsestrening, erfaringsutveksling og ledelsesteori. Les mer her!