Dette senteret blir et internasjonalt skoleeksempel på god prosjektledelse

– De som har jobbet med dette lenge, er vant med kriging mellom entreprenør og byggherre. Når det strammes til, er det lett å gå i skyttergravene og peke på hverandre. Men sitter vi sammen løser vi problemene bedre.

Paul Torgersen har ledet arbeidet med å bygge Politiets Nasjonale Beredskapssenter på Taraldrud i Ski kommune, rett utenfor Oslo. Her skal beredskapstroppen, bombegruppen, politiets helikoptertjeneste og krise- og gisselforhandlerne trenes opp.

Det er et kolossalt prosjekt. Totalt har om lag 300 firmaer og 2000 arbeidere jobbet med beredskapssenteret, og på det meste har prosjektet kostet 800-900 millioner i året (selve byggingen ble påbegynt i mars 2018).

Men likevel, til tross for kompleksiteten i oppgaven, ligger prosjektet an til å treffe både den avmålte tiden og den budsjetterte prisen på to og en halv milliard, forteller Torgersen, som også er partner i konsulentselskapet Marstrand.

Suksessoppskriften har vært å jobbe tett sammen og bygge tillit, mener han.

– Vi er nødt til å skape tillit og jobbe med ting sammen. Hvis du har et problem, må vi tenke «hvordan fikser vi det?» heller enn «hvordan skal du løse det»? Det er ofte mange gråsoner i en kontrakt. Da handler det om å gi og ta. Vi vinner noen og taper noen slag, men i sum skal det være rettferdig, sier Torgersen.

Paul Torgersen er en av våre dyktige foredragsholdere ved Teknas Prosjektkonferanse 2020. Dette er møteplassen for deg som ønsker å holde deg oppdatert innen faget og utvikle deg som prosjektleder.

Casestudie i ny bok

Byggingen av beredskapssenteret skiller seg ut fra andre prosjekter. Prosjektet startet med at eieren bestemte hva bygget fikk koste – før det ble prosjektert. Senteret fikk en absolutt kostnadsramme: 2,5 milliarder i 2015-kroner. Deretter forpliktet prosjektorganisasjonen seg til å levere så mye verdi som mulig innenfor denne rammen. Denne uvanlige metoden kalles Target Value Delivery (kjært barn har mange navn: i prosjektet ble metoden kalt design to cost og på norsk blir den noen ganger kalt målverdistyring).

Det vakte oppmerksomheten til professor Ole Jonny Klakegg ved Institutt for bygg- og miljøteknikk på NTNU. Han jobber sammen med en internasjonal gruppe av forskere med en antologi om metoden. Et av kapitlene er viet til prosjektet i Ski kommune.

Professor Klakegg kaller arbeidet med beredskapssenteret for unikt.

– De har prestert på et veldig høyt nivå og er en fin illustrasjon på god praksis, sier han.

Ifølge ProsjektNorge er målverdistyring «en relativt ny internasjonal trend i byggebransjen som snur opp ned tradisjonell tilnærming. I stedet for å starte med å prosjektere et bygg, som man så estimerer og eventuelle bygger, så starter man med å estimere hva bygget kan og bør koste ut i fra en kost-nytte betraktning, for så å styre prosjektering og byggeprosessen inn mot dette.»

Klakegg mener metoden kommer til å bli mer vanlig i tiden fremover.

– Prosjekter og teknologi endrer seg. Vi ser at utviklingen går dit at Target Value Delivery blir en mer naturlig måte å jobbe på. Det er godt å få illustrert at vi faktisk er ganske gode på dette i Norge. Særlig overfor amerikanske og finske kolleger, som lenge har ment at det er de som er best på denne metoden. I tillegg er det interessant å vise at det er mulig å jobbe slik også i offentlig sektor, sier han.

Boka, som etter planen skal ut i løpet av neste år, samler kunnskapen og erfaringen på feltet. Ifølge Klakegg er det mye å lære av arbeidet med beredskapssenteret, selv om det alltid vil være vanskelig å gjenskape resultater.

– Det metodologiske arbeidet er solid og kan brukes som en mal til å skape ny suksess. Prosjektet viser at vi kan få ut mer av offentlige midler enn ved en mer tradisjonell tilnærming, sier Klakegg.

Programmet til året prosjektkonferanse veksler mellom praktiske metoder og verktøy og faglig inspirasjon. Målet er å gi deg nødvendig oppdatering med spennende perspektiver fra ulike bransjer og ståsteder.

Alle parter samlet i en gruppe

Samspill mellom alle partene har vært helt sentralt for å lykkes med prosjektet, forteller Torgersen.

– Som regel har byggherren leid inn byggeledere for å kontrollere entreprenøren. Vi har derimot ønsket å jobbe sammen med entreprenør, og etablerte derfor en organisasjon som går på tvers av fagfeltene.

Alle partene ble samlet i én prosjektorganisasjon. Denne har bestått av brukeren (politiet), entreprenør, byggherre, prosjekteringsgruppe og Justisdepartementet. Sammen har partene sittet i samme brakke ved anleggsplassen.

– Det er et spørsmål om perspektiv. Jeg mener i hvert fall at vi blir bedre sammen, fordi vi spiller på våre ulike kompetanser, og det øker sannsynligheten for at prosjektet blir mer tilpasset det vi trenger.

Politiet har vært sterkt delaktig i arbeidet, forteller han.

– De har hatt mange roller. De har kommet med innspill om hva de trenger av funksjoner, drevet kvalitetssikring og jobbet opp mot brukerutstyr, IT og forvaltningsutstyr.

Hovedbygget med helikopterflyplassen i forgrunnen. Bak ligger treningsfasilitetene.

Riktig kompetanse til riktig tid

For å nå budsjettmålet, satte prosjektgruppen opp en prioriteringsliste med hvilke funksjoner som var viktigst å få med.

– Det var litt spesielt å starte med pris. Vi skrev opp viktig funksjonalitet på toppen av listen vår, og om vi ikke hadde hatt nok penger, måtte vi kutte funksjoner nedenfra. Vi priset, og politiet prioriterte. De la mer vekt på gode treningsfasiliteter, mens å legge ekstra penger i hovedbygget ikke var så viktig.

– Men heldigvis kom absolutt alt på lista med til slutt. Motivasjonen til å optimalisere har vært stor for arkitekt og politi.

Et særlig klokt grep i prosjekter er naturlig nok å hente inn de riktige folkene, men det stopper ikke der, forteller Torgersen.

– Det er like viktig å bytte ut kompetansen underveis. Når behovene endrer seg, kan man noen ganger bli sittende igjen med feil kompetanse. Du må ha dynamikken, der kompetansen endrer seg underveis sammen med behovene.

Likevel: Ikke alt gikk etter planen, forteller Torgersen. Det er blitt nyttig lærdom. Selv om man har sittet på samme sted og vært organisert i en prosjektorganisasjon, burde samarbeidet til tider vært enda tettere.

– Når vi jobber tett sammen, har det blitt veldig bra, men når det gjelder kvalitetsstyring er det et betydelig forbedringspotensial. Det har dessverre vært en del unødvendige feil, som har kostet oss en del. Her må man få til en bedre systematikk og et enda bedre samarbeid mellom prosjekterende, entreprenør og byggherre neste gang, sier Torgersen.

På Teknas prosjektkonferanse ser vi på hvilke muligheter og utfordringer du som prosjektleder står overfor og hvordan du kan takle disse på best mulig måte. Gjennom høyaktuelle innlegg fra fageksperter og praktikere får du ny innsikt og inspirasjon til å stå støtt i møte med nye utfordringer. Klikk her for å lese mer!