Sliten prosjektgjeng? Her er åtte tips som gjør det enklere å motivere dem

Det spiller ingen rolle hva målet til prosjektet er, uten motivasjon blir veien dit lang og tung. Som prosjektleder er det derfor avgjørende å skape engasjement blant medarbeiderne.

Sverre Gjestrum har lang erfaring som leder og holder kurs for prosjektledere. Her er hans beste råd for hvordan du kan bidra til at teamet ditt blir motivert.

1. Involver teamet så tidlig som mulig

Er du helt i startfasen av et nytt prosjekt når du leser dette, er du heldig. Da har du nemlig en større sjanse for at teamet ditt blir motivert, ifølge Gjestrum.

– Jo tidligere du involverer teamet i prosjektet, desto mer motiverte vil de bli, sier han.

Får teamet være med i planleggingen allerede fra start, har de større forutsetninger for å forstå avgjørelsene som blir tatt. Får de attpåtil være med på diskusjoner, vil motivasjonen også øke.

– Selv om det ikke blir akkurat sånn den ansatte skulle ønske, vil det å få være med på å ta avgjørelser gi større følelse av eierskap til prosjektet, og danne et godt grunnlag for motivasjon videre i prosjektet.

2. Sørg for at alle vet hva de andre gjør

Er prosjektet allerede godt i gang og det er for sent å ta med teamet i planleggingen, kan du involvere teamet så mye som mulig underveis.

– Et prosjekt-team kan sammenlignes med et korps. Det er forventet at alle kan instrumentet sitt, men det er også viktig at de evner å lytte til de andre og kjenner deres roller. Da ser de lettere helheten, forklarer Gjestrum.

– Det å skjønne hva andres rolle er hjelper teamet med å ikke jobbe i blinde. Derfor vil det være viktig for motivasjonen å samles for å snakke sammen og høre hva de andre gjør.

Å møte hverandre jevnlig vil dessuten skape åpenhet og innsyn, to faktorer som spiller inn på motivasjonen.

Har du lyst til å lære mer? Sjekk ut Teknas prosjektskole her!

3. Skap en god tilbakemeldingskultur

Som prosjektleder kan du sette tonen i teamet. Du er dirigenten som bestemmer rytmen. Bruk rollen din til å skape en god tilbakemeldingskultur, råder Gjestrum.

– Det handler om å være bevisst på å gi tilbakemeldinger. Det krever at du er oppmerksom og følger med, men ellers skal det lite til for å gi en tilbakemelding.

Vel så viktig som å gi tilbakemeldinger, er å ta imot tilbakemeldinger.

– Noen er veldig dårlige til å ta imot ros. Vi tenker ikke over at den som roser kanskje har tenkt en stund på hva hun skal si og hvordan hun skal si det. Det å avvise en tilbakemelding kan gjøre den andre redd for å gi ros ved andre anledninger. Det motarbeider en god tilbakemeldingskultur.

Som prosjektleder kan du gå i bresjen: Gi hyppige tilbakemeldinger, og hvis du skulle få ros selv, si tusen takk, så hyggelig, istedenfor å avvise. Det vil styrke tilbakemeldingskulturen, mener Gjestrum.

4. Vær tydelig med resultatet

Prosjektet dere skal jobbe med kan handle om hva som helst, kanskje dere utvikler et nytt produkt eller skal sette sammen et arrangement, resultatet har uansett stor betydning for motivasjonen, mener Gjestrum.

– En som hugger ut sten og vet at den skal brukes til å bygge en katedral, er mer motivert enn den som får beskjed om å hugge ut sten uten å vite hva den skal brukes til.

Det handler rett og slett om å se helheten. Først når vi vet grunnen til at vi får de oppgavene vi får, kan vi være ordentlig motiverte for å gjennomføre dem.

Som prosjektleder er det derfor viktig å være tydelig om hvilken vei prosjektet skal, slik at  teamet til en hver tid er klar over hvorfor de gjør de oppgavene de gjør.

5. Skap gruppepress

Det er nok ikke ofte du hører ordet gruppepress i positivt ordlag, men når det kommer til motivasjon under et prosjekt, mener Gjestrum at gruppepress er en sterk motivasjonsfaktor.

– På et prosjekt vil det være mange som er avhengig av hverandre, og da må man stille opp. Å være i et team er dermed en motivasjon i seg selv.

Gjestrum sammenligner et prosjekt med lagidrett, der laget aldri er bedre enn det svakeste leddet.

– I et samlet og velfungerende team vil det være tydelig hvis en av spillerne svikter underveis. Gruppepresset motiverer fordi den enkelte ikke vil være den det står og faller på.

Det kan derfor være nødvendig for motivasjonen og kjenne på et visst gruppepress. Fokuser derfor på å skape et fellesskap der hver enkelt føler seg som en avgjørende deltager.

Har du lyst til å lære mer? Sjekk ut Teknas prosjektskole her!

6. Forstyrr teamet ditt

Du tenker kanskje at det er viktig å gi folk armslag og arbeidsro, og det skal du, men som prosjektleder må du ikke være redd for å forstyrre teamet ditt innimellom.

– Spør hva de gjør, gi anerkjennelse og spør om de lurer på noe, råder ledereksperten og legger til at folk blir de mer motiverte når de føler seg sett.

Det er også viktig å snakke om andre ting enn jobb.

– Spør hva de skal i helgen – og fortell hva du skal. Dere er mennesker som jobber sammen, og har alle et liv utenfor jobb. Det er viktig å vise at du som leder anerkjenner det,  sier Gjestrum.

Et annet tips er å overraske dem med en pust i bakken:

– Det trenger ikke være mye. Det kan være så enkelt som å bestille pizza.

7. Legg fordommene på hyllen

Når du jobber på et prosjekt, må du ofte arbeide med mange ulike mennesker. Det er viktig å møte dem med et åpent sinn, samt være nysgjerrig og lyttende, mener Gjestrum.

– En god prosjektleder er fordomsfri. For å motivere ulike mennesker som kommer fra ulike steder, er det viktig å legge fordommene på hyllen.

Det handler om psykologisk trygghet, forklarer Gjestrum. Det er viktig å skape et rom der alle føler at de kan være seg selv, at de kan være trygge på at de ikke blir utstøtt selv om de kritiserer noe i prosjektet eller ikke deler de andres meninger.

– Det er også nødvendig med litt tøys, legger han til.

– Alt skal ikke være alvor, det må være rom for litt fleiping og tulling.

8. Styr irritasjonen hvis noe går galt

Underveis i et prosjekt kommer det før eller siden å skje noen feil. Med mindre det er snakk om grove sikkerhetsbrudd, bør ikke prosjektlederen hisse seg opp. Gjestrum mener tvert i mot at feil kan være med på å skape en god arbeidskultur.

– Gode prosjektledere snakker ikke om meg og deg, men vi, sier Gjestrum,

– Hvis én gjør en feil har hele teamet et felles ansvar, kanskje feilen handler om at personen ikke har fått god opplæring, eller at noe har vært dårlig kommunisert.

I et team der man er redd for å gjøre feil, vil flere feil bli gjort. Derfor er det viktig å backe hverandre og være støttende.

– Den ansatte må vite at hun har lederen i ryggen hvis hun gjør en feil. Som prosjektleder må du være bevisst på at det kan skje alle, og jobbe for at hun som gjorde feilen ikke blir satt ut av spill.

Et godt tips er å innrømme at du også har gjort feil. På den måten bygger du relasjon samtidig som du opprettholder motivasjonen for prosjektet.

Sverre Gjestrum har laget en rekke nyttige videoer for Tekna om ulike temaer innenfor ledelse og arbeidsliv. Ta en titt her!

Har du lyst til å lære mer? Sjekk ut Teknas prosjektskole her!