Derfor fungerer ikke to-do-listen

Å skrive en to-do-liste virker kanskje som verdens eldste og enkleste kontortriks. Det er jo bare å skrible ned de punktene som skal gjøres, og så følge dem én etter én. Ifølge Sverre Gjestrum derimot, skal det mer til for at to-do-listen fungerer optimalt.

– Å skrive en to-do-liste handler om å disiplinere seg selv. Det er lett å havne i den fellen at man pøser på med punkter som ikke er gunstige for det endelige målet, eller som du egentlig ikke har kapasitet til å gjennomføre, sier Gjestrum.

Her er hans 5 trinn til to-do-listen som gir resultatene du ønsker deg:

1. Skaff deg kontroll

Som prosjektleder har du ofte ansvar for fremgangen i et prosjekt, men ikke nødvendigvis hverken personal- eller ledelsesansvar. Det er viktig at du passer på å ha såpass mye spillerom i arbeidshverdagen din, at du selv kan bestemme hva du skal gjøre når.

– Det å kunne sette dagsorden selv, er et avgjørende element i et godt arbeidsliv, sier Sverre Gjestrum.

2. Hva er viktig?

Det er ikke alltid så lett å svare på hva som er viktig og ikke. Noen ganger oppleves alt like viktig, og det kan virke umulig å skille klinten fra hveten. Ifølge Gjestrum har forskning vist at det i gjennomsnitt kun er 20 prosent av innsatsen som gir 80 prosent av verdiskapningen på arbeidsplassen. Dette kalles Pareto-effekten.

– Når du skriver to-do-listen, bør du prioritere oppgavene som skaffer bedriften verdier, sier Gjestrum.

Lyst til å bli en bedre prosjektleder? Sjekk ut Teknas etterspurte prosjektskole i fem trinn her!

3. Hvor brenner det mest - for deg?

Det kan være mye som haster på et prosjekt, men det er viktig å forsøke å rangere det som haster mest og det som haster minst. Da vil du kunne stole på to-do-listen din og fokusere på det som trenger oppmerksomheten din akkurat nå.

– Folk er forskjellige, så hva som haster, kan oppleves ulikt av ulike mennesker. Noen liker å få ting unnagjort med en gang, mens andre er mer tålmodige. Finn ut av hva som haster for deg og målet ditt og skriv to-do-listen din ut fra dette, sier Gjestrum.

4. Husk balansen

Den gylne middelvei gjelder også i arbeidslivet. Gjestrum mener det er lurt å komponere en to-do-liste som både inneholder saksorienterte oppgaver og mer menneskeorienterte oppgaver. Dette er spesielt viktig for en prosjektleder.

– Hvis man drukner i veldig konkrete oppgaver som prosjektleder, vil man gå glipp av viktig sosial omgang, sier Gjestrum.

Han mener en prosjektleder må være tett på de ansatte for å lykkes.

– Du må ta vare på folka dine, være en sparringspartner, kjenne på pulsen i prosjektet. Dette må også inn på to-do-listen, fordi det har med verdiskaping å gjøre, sier han.

I tillegg er det viktig å huske på egen balanse. Legg opp listen din etter hva du har å gi på ulike tidspunkter i løpet av arbeidsdagen. Er du for eksempel mest effektiv før lunsj? Klarer du to viktige møter etter hverandre? Gjestrum er opptatt av at du fordeler høyintensitets-oppgaver og lavintensitets-oppgaver jevnt gjennom dagen.

– Alle trenger restitusjon i løpet av en arbeidsdag. Det er viktig å være i riktig modus når vi skal prestere på vårt beste, sier han.

Lyst til å bli en bedre prosjektleder? Sjekk ut Teknas etterspurte prosjektskole i fem trinn her!

5. Tenk belønning

Hvis du presser på uten å gi deg selv belønninger, blir du fort sliten. Når du skriver to-do-listen, er det derfor viktig å huske på å legge inn mer lystbetonte oppgaver etter de oppgavene som er tyngre eller kjedeligere.

– Dette kan gi deg mer utholdenhet og mer glede i jobben, sier Gjestrum.

Han mener også det er viktig å huske på 8-8-8-regelen: 8 timer på jobb, 8 timer med noe annet og 8 timer søvn. I tillegg tror han på enkle triks, som å krysse av oppgavene du har gjort på lista eller kaste post-it-lappene i søpla.

– Dette frigjør dopamin i hjernen, som gir oss drive og engasjement, sier han.

…. og hva er gevinstene med en god to-do-liste?

– Det gir deg en mer effektiv hverdag og lavere puls, sier Gjestrum.

Han forteller at vi mennesker har en tendens til å bli opptatt av det vi blir eksponert for, og at vi uten konkrete planer lett kan miste fokus.

– Når du kommer på kontoret, så begynner kanskje en telefon å ringe og så får du en mail og etter det en mail til. Hvis du ikke har en plan for dagen, så vil tilfeldighetene råde. Da er det vanskelig å nå målene sine, sier han.

Sverre Gjestrum har laget en rekke nyttige videoer for Tekna om ulike temaer innenfor ledelse og arbeidsliv, blant annet om det å skrive to-do-lister. Ta en titt!