Den ultimate prosjektguiden for deg som skal arrangere bryllup

Du skal gifte deg! Gratulerer! Enten dere planlegger et lite eller stort bryllup, er god planlegging nøkkelen for en vellykket dag. Det å planlegge et bryllup er ikke så rent ulikt prosjekter du kanskje holder på med i arbeidshverdagen, skal vi tro Sverre Gjestrum, som er kursleder for prosjektledelse i Tekna.

 – Prosjekter er typisk unike engangsoppgaver, som er sammensatt av tverrfaglige team. Et prosjekt skal løse et problem, dekke et behov, eller realisere en idé. Det er absolutt smart å bruke verktøy og metoder fra prosjektverdenen når du arrangerer bryllup, sier han.

EKSPERT: Bryllupsplanlegger Amanda Costa Thompson.

Flere tusen gifter seg årlig i Norge. Tall fra SSB viser at det i både 2020 og 2021 var rundt 16 000 vigsler årlig. Tallene har normalt vært høyere, men fikk en nedgang disse årene trolig i sammenheng med pandemien og tiltakene mot den.

– Jeg ser at måten å gifte seg på har forandret seg veldig mye. I dag er det veldig mye innsats fra brudeparet, og det er helt klart at det er lurt å ha en god oppstart. Det er viktig å få på plass et konsept og bestemme ambisjonsnivå tidlig, sier Gjestrum.

Et godt verktøy, som også kan brukes til å planlegge bryllup, er «Prosjektveiviseren» fra Digitaliseringsdirektoratet. Veiviseren har en faseinndeling for prosjekter med fem ulike faser: konsept, planlegge, gjennomføre, avslutte og realisere.

1) Konsept

• Beslutningspunkt 1: Avklare behov og velge konsept
• Beslutningspunkt 2: Identifisere gevinster

Konseptfasen sikrer at et eventuelt prosjekt vil være riktig bruk av virksomhetens ressurser for å tilfredsstille et definert behov. Dette gjøres ved å utrede alternative konsepter og velge det beste.

Først og fremst er det viktig å svare på to spørsmål i starten av et prosjekt: hvorfor og hva? Finn ut hvorfor dere gifter dere, hvorfor dere arrangerer bryllup, hvorfor dere ønsker en fest og hvorfor dere skal på bryllupsreise.

– I prosjekter er vi opptatt av å sikre gevinster og effekt, og ikke bare gjøre ting. Tradisjonelt var gevinster for eksempel gaver, gode historier og taler, men hva ønsker dere å sitte igjen med etter bryllupet? Tenk gjennom hvorfor dere gifter dere og hva dere helt konkret skal gjøre, sier Sverre Gjestrum.

Videre i konseptfasen skal dere avklare behov og velge konsept. Hva slags type bryllup ønsker dere? Borgerlig eller kirkelig vielse? Stille og rolig feiring, eller stor ståhei? Skal dere på bryllupsreise eller ikke?

I denne fasen er det også vesentlig med forankring. Dersom dere ser for dere to ulike konsepter, skaper det «målkonflikter», som det heter på prosjektspråket. Da må dere finne ut om dere skal inngå kompromiss, eller diskutere videre og velge et av konseptene.

Bryllupsplanlegger Amanda Costa Thompsons beste råd er å starte så tidlig som mulig.

– Det er mye som har forandret seg etter pandemien, og det er mange som skal gifte seg i årene fremover. Det første dere bør gjøre er å finne ut hva dere vil, slik at dere kan booke sted og låse av en dato, sier hun.

Slik arrangerer du et vellykket utdrikningslag

Utdrikningslaget er et høydepunkt før selve bryllupsdagen, men det krever litt planlegging. Vi viser deg hvordan du går frem for at festen skal bli en suksess.

2) Planlegge

• Beslutningspunkt 1: Planlegge overordnet styring
• Beslutningspunkt 2: Planlegge gevinster

Planleggingsfasen sikrer at virksomheten har en god forståelse for arbeidet som kreves for å gjennomføre prosjektet, før virksomhetsledelsen forplikter seg til en betydelig investering.

Når dere har funnet svar på hvorfor og hva, kan dere bryte ned prosjektet i delprosjekter. I et bryllup er dette typisk seremoni, bryllupsfest og bryllupsreise.

– Å se på de store oppgavene og dele dem opp for å få system, er en typisk måte å jobbe med prosjekter på. Det handler om å få en arbeidsnedbrytingsstruktur, sier Gjestrum.

Avhengig av hva dere har lagt i konseptet, skal dere i denne fasen «designe» selve dagen. Her skal dere finne ut hvor dere skal vies og ha en eventuell fest, dato, budsjett og en beskrivelse av bryllupets omfang og standard. Skal det være uformelt eller formelt? Hvor mange gjester skal dere ha?

Videre setter dere opp en overordnet milepælsplan med ulike datoer for når de større tingene skal være gjort. Under milepælene fordeler dere detaljer på aksjonslister. I tillegg bør dere fordele roller og ansvar, og i et prosjekt er det også viktig at alle parter får eierskap. Å sette opp en plan basert på interesser er derfor viktig.

– Det er ikke noe gærent i at en av dere har mer ansvar for planleggingen enn den andre, men det er viktig at dere blir enige om hvilke ting hver av dere skal gjøre, sier Gjestrum.

Så fort dere har bestemt dato for bryllupet, bør dere sende ut et «hold av datoen»-kort til gjestene – enten digitalt, per post eller på SMS.

– Der opplyser dere om dato og hvor dere skal gifte dere. I samme slengen kan det være lurt å spørre om hvilken postadresse dere skal sende selve invitasjonen til, tipser bryllupsplanlegger Thompson.

– Invitasjonene kan dere sende ut 6-8 måneder før bryllupsdagen. Husk at det kan ta litt tid å utforme og skrive invitasjonene. Her opplyser dere om hvor vielsen er og når den starter, adresse til lokalet og når middagen starter, svarfrist, kontaktinformasjon til brudeparet og toastmaster.

5 tips til hvordan du lykkes som toastmaster

Det er en stor ære å bli spurt om å lede et bryllup. Men hvordan gjør du det, egentlig?

Sett budsjett og lag en spareplan

I ethvert prosjekt er det helt nødvendig å estimere kostnader. For et bryllup er det en del ting du kan sjekke ut og få priset, mens andre ting ikke er fullt så enkelt.

– Prøv å skaffe deg så god oversikt over kostnadsbildet så tidlig som mulig. Det er en viktig del av prosjektgjennomføringen, forteller Gjestrum.

Noen ønsker kanskje å sette hele jobben til en bryllupsplanlegger, mens andre vil gjøre det meste selv. Finn ut om dere skal «make or buy».

Når dere skal sette budsjett, er det viktig å lage en spareplan og finne ut hva dere skal prioritere. Skal dere ha et intimt eller stort bryllup? Og hva er viktigst for dere, er det mat og vin? Lokale og foto? Dekorasjoner?

– Husk at det dyreste i et bryllup er antall gjester. Desto flere gjester, jo mer mat og drikke, og flere bord og stoler blir det. Husk også at det alltid dukker opp uforutsette utgifter, så sett av en pott til dette, sier Thompson.

Tips! Last ned budsjettmalen vi har laget her!

Når det gjelder valg av lokale, råder hun dere til å velge ut fra magefølelsen. Bryllupsplanleggeren mener det er verdt å bruke noen tusenlapper ekstra og trekke det fra en annen budsjettpost for å få stedet dere virkelig ønsker dere. Når det gjelder mat, synes hun alle brudepar skal gjøre slik som de vil.

– Har dere lyst på fiskesuppe eller sushi til bryllupsmiddagen – kjør på! Velg ut fra hva dere synes er gøy og liker. Har dere festen på en restaurant kan det være mindre fleksibelt med menyvalg, men dere vil likevel ha en viss valgfrihet, sier Thompson.

Tips! Ha et sted for kommunikasjon med gjestene

Det kan være lurt å ha et sted hvor dere kan kommunisere med gjestene, som for eksempel en egen hjemmeside eller en gruppe på Facebook. Her kan dere dele praktisk informasjon og endringer i planen.

Ønsker du å lære deg å planlegge, gjennomføre og evaluere prosjekter? Sjekk ut Teknas prosjektskole her!

3) Gjennomføre

• Beslutningspunkt 1: Gjennomføre leveranser og planlegge delfaser
• Beslutningspunkt 2: Følge opp gevinstrealisering

Her leverer dere prosjektets produkter ved å gjennomføre delfaser i henhold til de planer og strategier som fremgår av styringsdokumentet.

– Nå er det duket for gjennomføring av planene deres og den store dagen. Her er det ekstra viktig å være oppmerksom på at det kan inntreffe ting som kan endre på planene. Tenk gjennom hvordan ulike situasjoner kan løses, sier Gjestrum.

I dagene før bryllupet og på selve dagen er det mye å huske på, og det kan være fint å ha noen som holder i tidsplanen og fremdriften i programmet – særlig i større bryllup.

– Gjør dere selv en tjeneste og spør et par venner eller familiemedlemmer om hjelp til organiseringen. Kanskje har noen erfaring med eventplanlegging, tipser Thompson.

Avhengig av sted og hva slags profesjonell hjelp dere skal ha, kan det være fint med noen som hjelper til med pynting, deler ut program før vielsen, har ansvar for å rydde bort bord etter middagen og som svarer på generelle spørsmål i løpet av dagen, for eksempel.

– Velger dere en bryllupsplanlegger, får dere gleden av å være gjest i eget bryllup og å nyte reisen. Dere slipper alt stresset som et bryllup kan medføre. Spesielt store bryllup er vanskelig å håndtere selv, sier bryllupsplanleggeren.

En måte å ha kontroll og oversikt over alt som skal gjøres, og sørge for at det blir gjennomført, er å lage sjekklister. Dette blir brukt mye brukt i prosjektfaget. Da ser dere enkelt hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal skje.

Tips! Last ned sjekklisten vi har laget her!

4) Avslutte

• Beslutningspunkt 1: Evaluere og avslutte prosjektet
• Beslutningspunkt 2: Overføre til linjen

Avslutningsfasen sikrer en strukturert og formell avslutning av prosjektet, og en god overlevering til linjen.

Å evaluere selve bryllupsdagen kan være en fin måte å avslutte prosjektet på. I prosjektsammenheng evaluerer man i avslutningsfasen suksesskriteriene man har satt for prosjektet – noe man gjerne setter opp i konseptfasen. Ting man typisk evaluerer er om man fikk gjennomført programmet, ble ferdig til tiden og holdt seg innenfor kostnadsrammene.

I bryllupssammenheng kan dette erstattes med om omfanget og standarden på bryllupet ble gjennomført som dere hadde planlagt. Se også på om dere holdt dere innenfor budsjett. Del gjerne inn suksessfaktorene i harde og myke faktorer:

De harde faktorene kan være vielsessted, lokaler, fotograf, transport og programmet for dagen. De myke faktorene handler om hvordan opplevelsen, stemningen og følelsene var underveis. Og kom familiene sammen på en god måte? Hva tror dere den generelle tilfredsheten blant gjestene var?

Tips!

Still gjerne spørsmål om hva dere synes var bra, og hva som kunne blitt gjort annerledes. Det er gode spørsmål i en evaluering. Unngå spørsmålet om hva som var dårlig, for dere kan ha ulik oppfatning av dette. Det er lurt med en mer nøytral tilnærming.

Ønsker du å lære deg å planlegge, gjennomføre og evaluere prosjekter? Sjekk ut Teknas prosjektskole her!

5) Realisere

• Beslutningspunkt 1: Realisere mål og gevinster
• Beslutningspunkt 2: Måle gevinster

Her følger virksomheten opp sin videre realisering av gevinster, og vurderer oppnåelse av effektmål.

Nå har hverdagen kommet, og det store spørsmålet er: Var bryllupet og alt dere har lagt i det av tid og penger verdt det? Skapte opplevelsene minner for livet? Minnes dere den sammen når dere møter venner og familie? Er det en dag dere forteller om til eventuelle barn og barnebarn?

Realiseringsfasen handler også om løftene dere har gitt hverandre, forteller Gjestrum.

– Nå lever dere det lykkelige liv som nygifte, men hvordan kan dere leve etter løftene i hverdagen fremover – på en måte hvor dere begge kan blomstre og leve opp til å være den beste partneren for hverandre?